Volver a la Disposición Nº 04/06 CGNPROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS
I- REGISTRO DE FIRMAS
A- FIRMAS HABILITADAS
Conforme el artículo 8° del Decreto N°
2662 de fecha 29 de Diciembre de 1992 las órdenes de pago libradas con cargo a
la TESORERÍA GENERAL DE LA NACIÓN y las internas de los Ministerios y de la
Secretaría General de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, deben ser firmadas por los
Secretarios o Subsecretarios de quienes dependan los Servicios Administrativo
Financieros o funcionarios de nivel equivalente, juntamente con los jefes de
dichos Servicios y los jefes de la Unidad de Registro Contable. En función de
ello establécese la asignación de un responsable titular y un reemplazante por
cada una de las funciones previstas en el citado Decreto, no pudiendo haber más
de dos (2) autorizados activos por nivel para la firma, salvo autorización
expresa.
B- SOLICITUD DE ALTAS
A fin de agilizar el procedimiento para la registración de firmas
de los funcionarios autorizados a refrendar las órdenes de pago, se ha
incorporado a la página web de esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN la ficha
pertinente para dar el alta de los funcionarios autorizados a firmar las
Órdenes de Pago conforme modelo obrante en Anexo II de la Disposición 36/02
CGN.
A fin de dar el alta de
sus funcionarios, cada Servicio Administrativo Financiero deberá ingresar a la
página de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (http://www.mecon.gov.ar/hacienda/cgn/normas/pdf/firmas.pdf),
donde se accede a la ficha correspondiente.
La misma deberá ser completada y entregada en la Mesa de Entradas
de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN dirigida a la Dirección de Normas y
Sistemas, juntamente con una nota firmada por el Secretario Administrativo del
que dependa el Servicio o el Director General de Administración del mismo,
según corresponda, avalando la información presentada.
Dicha nota debe indicar
apellido, nombre, número de documento, cargo y carácter del firmante del
funcionario que se dará de alta. A su vez, para los niveles de Secretario,
Subsecretario y Director, deberá acompañarse fotocopia autenticada del acto
administrativo que certifique el cargo del funcionario.
A
fin de identificar correctamente en el sistema de ingreso de documentación de
esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, las notas dirigidas a esta repartición
deberán contener el membrete del organismo respectivo y estar numeradas.
Cuando un funcionario que no tenga el rango de Secretario o
Subsecretario Administrativo firme órdenes de pago en el lugar reservado a
éstos, y el Servicio emitente sea de Administración Central, excepto las
Fuerzas Armadas y de Seguridad, deberá contar y adjuntar la normativa por la
cual es designado con nivel equivalente, conforme lo previsto en el artículo 5º
del Decreto Nº 2662/92.
A fin
de mantener actualizados los registros de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
conjuntamente con la nota requerida en los párrafos anteriores, el Servicio
Administrativo Financiero deberá actualizar los datos sobre la estructura
administrativa del Servicio Administrativo Financiero, completando y adjuntando
la planilla del anexo III de la Disposición 36/02 CGN.
Una
vez realizados los controles que aseguren el cumplimiento de la presente
Disposición, la Dirección de Normas y Sistemas actualizará la base de datos de
firmas autorizadas y remitirá a la Dirección de Procesamiento Contable de la
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN las fichas para su archivo y posterior consulta
al momento de la presentación de los respectivos formularios de ejecución de recursos
o gastos.
En
consecuencia dados los procesos internos a cargo de las citadas áreas se
solicita que los registros se efectúen con por lo menos 24 horas de
anticipación al ingreso de las órdenes de pago.
C- BAJAS E
INHABILITACIONES TEMPORARIAS
En aquellos casos que sea necesario dar de baja definitivamente o
inhabilitar temporariamente a un firmante, el Secretario Administrativo del que
depende el Servicio Administrativo Financiero o el Director General de
Administración, según el caso, deberá presentar, junto con la fotocopia
autenticada del acto administrativo correspondiente, una nota en la Mesa de
Entradas de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN dirigida a la Dirección de
Normas y Sistemas, informando el o los agentes que se deberán mantener inactivos
(indicando apellido, nombre, número de documento, cargo y carácter de firmante
de los mismos), y de corresponder acompañando la ficha debidamente completada
de su reemplazante. En las solicitudes de inhabilitaciones temporarias se
deberá expresar el lapso de tiempo por el cual se extienden las mismas, una vez
vencido éste, se los rehabilitará mediante nota.
Cuando se solicite la baja definitiva de un funcionario, la
Dirección de Procesamiento Contable de la citada Contaduría General procederá a
cancelar la ficha de registro correspondiente, la que se archivará en aquella
Dirección.
Conjuntamente con la nota requerida en los párrafos anteriores, el
Servicio Administrativo Financiero deberá actualizar dichos datos, completando
y adjuntando la planilla del Anexo III de la Disposición 36/02 CGN.
D-
CONFECCIÓN DE LAS FICHAS
En la tarjeta se completarán todos los datos con tinta negra de trazo medio, y en el caso de las firmas, dentro del recuadro habilitado a tal fin y se consignarán los siguientes datos:
Jurisdicción: (Aquélla
a la que pertenece el Servicio)
Denominación: (Denominación completa del Servicio, sin abreviaturas)
S.A.F. Nº: (Número de Servicio, asignado presupuestariamente)
Apellido: (Del
responsable/reemplazante, en mayúsculas e imprenta)
Nombres: (Del responsable/reemplazante, en mayúsculas e imprenta)
Cargo: (Dentro del Organismo del responsable/reemplazante, en mayúsculas
e imprenta)
D.N.I. Nº: (Del
responsable/reemplazante)
Carácter del
firmante: (Secretario o Subsecretario Administrativo/reemplazante;
Director General de Administración/reemplazante; Responsable de
Registro/reemplazante)
Norma Legal Nº:
(Para el nivel de Secretario o Subsecretario y
Director General de Administración, Nº de Norma Legal de la designación del
responsable/reemplazante)
Firma: (Firma del responsable/reemplazante, se solicita no sobrepasar los
límites del recuadro)
La Dirección de Procesamiento Contable –Coordinación de Recursos y
Gastos– no recibirá formularios papel que contengan firmas repetidas, por lo
tanto si alguno de los funcionarios, estando debidamente autorizado, firmó en
un lugar que no es el originalmente previsto, en su reemplazo deberá firmar el
sustituto autorizado de éste.
Los funcionarios de mayor nivel podrán firmar, sin
necesidad de comunicación alguna, en los espacios reservados para aquellos de
menor nivel, siempre y cuando se cumplimente lo dispuesto en el párrafo
anterior.
A los fines de proceder a una ágil verificación de las
firmas en el proceso de recepción de los formularios que ingresen a esta
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, se hace necesaria una visión clara de la
misma. En consecuencia el sello aclaratorio del firmante deberá ser colocado
debajo de cada firma sin sobreponerse a ningún rasgo de ella, razón por la cual
no se aceptarán órdenes de pago, ni ningún otro tipo de formulario cuya
signatura no resulte claramente visible e identificable.
Por último, déjase establecido que es responsabilidad
de cada Servicio Administrativo Financiero mantener debidamente actualizado el
registro de firmas de esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en especial en
períodos de licencias ordinarias.
A fin de identificar
correctamente los datos de los organismos y sus responsables los Servicios
Administrativo Financieros deberán presentar la “Planilla Informativa de
Responsables Administrativos”, obrante en el Anexo III de la Disposición 36/02
CGN, ante la Dirección de Normas y Sistemas de la CONTADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN, dentro de las 72 horas de producida cualquier modificación de la misma.
Por otra parte, es necesario
actualizar la nómina de personas autorizadas, por cada Servicio Administrativo
Financiero, a efectuar trámites ante la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, como
medida de control y salvaguarda de la información que se procesa, produce y se
entrega en la misma. Cada Servicio Administrativo Financiero podrá autorizar,
como máximo, hasta tres personas.
Todo cambio en los datos
aportados deberá ser informado, dentro de las 72 horas de producido, a la
Dirección de Normas y Sistemas de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, mediante
la “Planilla Informativa de Responsables Administrativos” del anexo III de la
Disposición 36/02 CGN.
Con el objetivo de agilizar el procedimiento para la actualización
de los datos detallados en los apartados precedentes, los Servicios
Administrativo Financieros deberán acceder a la citada “Planilla informativa de
Responsables Administrativos” a través de la página web de esta CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN http://www.mecon.gov.ar/hacienda/cgn/otrosdoc/datos.doc
.
Los Servicios Administrativo
Financieros, deberán abrir una dirección de correo electrónico, cuya
denominación deberá contener la palabra “notif”seguida del código del Servicio Administrativo Financiero antes del signo
@, la cual deberá poseer carácter de oficial y donde se tendrán por válidas
todas las comunicaciones realizadas, quedando a decisión de cada Organismo la
distribución interna de los mensajes.
Para aquellos casos en los que
el servidor no sea oficial o no sea administrado por el Organismo, se sugiere
la apertura de casillas de correo electrónico en dos sitios diferentes a fin de
prevenir la no recepción de mensajes por la eventual caída de uno de ellos o
saturación de la casilla.
En consecuencia, los usuarios
deberán proceder a la continua consulta y verificación del normal
funcionamiento de los mismos, comunicando de inmediato a la Dirección de Normas
y Sistemas de esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN cualquier
anomalía.
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