PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FIRMAS
I- FIRMAS HABILITADAS
Conforme el artículo 8° del Decreto N° 2662 de fecha 29 de Diciembre de 1992 las órdenes de pago libradas con cargo a la TESORERÍA GENERAL DE LA NACIÓN y las internas de los Ministerios y de la Secretaría General de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, deben ser firmadas por los Secretarios o Subsecretarios de quienes dependan los Servicios Administrativo Financieros o funcionarios de nivel equivalente, juntamente con los jefes de dichos Servicios y los jefes de la Unidad de Registro Contable. En función de ello establécese la asignación de un responsable titular y un reemplazante por cada una de las funciones previstas en el citado Decreto, no pudiendo haber más de dos (2) autorizados activos por nivel para la firma, salvo autorización expresa.
II- SOLICITUD DE ALTAS
Cada
Servicio Administrativo Financiero deberá solicitar la ficha para el alta del
funcionario que corresponda mediante nota a la Dirección de Normas y Sistemas
de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, firmada por el Director General de
Administración indicando apellido, nombre, número de documento, cargo y carácter
del firmante del funcionario que se dará de alta, y acompañándose fotocopia
autenticada del acto administrativo que certifique dicho cargo.
A
fin de identificar correctamente en el sistema de ingreso de documentación de
esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, las notas dirigidas a esta repartición
deberán contener el membrete del organismo respectivo y estar numeradas.
La Dirección de Normas y Sistemas de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN entregará una ficha de registro por firmante, según el diseño adjuntado como ANEXO II.
Las fichas de registro, correctamente completadas, deberán ser entregadas en la misma Dirección, juntamente con una nota firmada por el Secretario Administrativo del que dependa el Servicio o el Director General de Administración, según corresponda, avalando la información presentada.
Cuando
un funcionario que no tenga el rango de Secretario o Subsecretario
Administrativo firme órdenes de pago en el lugar reservado a éstos, y el
Servicio emitente sea de Administración Central, excepto las Fuerzas Armadas y
de Seguridad, deberá contar con la designación de nivel equivalente previsto
en el artículo 5º del Decreto Nº 2662/92.
Una vez realizados los controles que aseguren el cumplimiento de la presente Disposición, esa Dirección actualizará la base de datos de firmas autorizadas y remitirá a la Dirección de Procesamiento Contable de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN las fichas para su archivo y posterior consulta al momento de la presentación de los respectivos formularios de ejecución de recursos o gastos.
Asimismo deberá darse cumplimiento, en los casos que sea necesario, a las disposiciones de la Circular 29/94 CGN y sus modificatorias.
III- BAJAS E INHABILITACIONES
En
aquellos casos que sea necesario dar de baja definitivamente o inhabilitar
temporariamente a un firmante, el Secretario Administrativo del que depende el
Servicio Administrativo Financiero o el Director General de Administración, según
el caso, deberá presentar, junto con la fotocopia autenticada del acto
administrativo correspondiente, una nota en la Dirección de Normas y Sistemas
de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, informando el o los agentes que se
deberán mantener inactivos (indicando apellido, nombre, número de documento,
cargo y carácter de firmante de los mismos), y solicitando la ficha de su
reemplazante. En las solicitudes de inhabilitaciones temporarias se deberá
expresar el lapso de tiempo por el cual se extienden las mismas, una vez vencido
éste, se los rehabilitará mediante nota.
Cuando
se solicite la baja definitiva de un funcionario, la Dirección de Procesamiento
Contable de la citada Contaduría General procederá a cancelar la ficha de
registro correspondiente, por lo que para su rehabilitación deberá ser dado de
alta nuevamente, debiendo inhabilitarse de corresponder al que ejercía el cargo
hasta ese momento.
IV- CONFECCIÓN DE LAS FICHAS
En la tarjeta se completarán todos los datos con tinta negra de trazo medio, y en el caso de las firmas, dentro del recuadro habilitado a tal fin, a efectos de posibilitar su procesamiento.
A los fines de su confección, en las fichas de registro se consignarán los siguientes datos:
Jurisdicción: (Aquélla a la que pertenece el Servicio)
Denominación: (Denominación completa del Servicio, sin abreviaturas)
S.A.F. Nº: (Número de Servicio, asignado presupuestariamente)
Apellido: (Del responsable/reemplazante, en mayúsculas e imprenta)
Nombres: (Del responsable/reemplazante, en mayúsculas e imprenta)
Cargo: (Dentro del Organismo del responsable/reemplazante, en mayúsculas e imprenta)
Carácter del firmante: (Secretario o Subsecretario Administrativo/reemplazante; Director General de Administración/reemplazante; Responsable de Registro/reemplazante)
Norma Legal Nº: (Para el nivel de Secretario o Subsecretario y Director General de Administración, Nº de Norma Legal de la designación del responsable/reemplazante)
Firma:
(Firma del responsable/reemplazante, se solicita no sobrepasar los límites
del recuadro)
V- DISPOSICIONES VARIAS
La Dirección
de Procesamiento Contable –Coordinación de Recursos y Gastos– no
recepcionará los formularios papel que contengan firmas repetidas, por lo tanto
si alguno de los funcionarios, estando debidamente autorizado, firmó en un
lugar que no es el originalmente previsto, en su reemplazo deberá firmar el
sustituto autorizado de éste.
Los funcionarios de mayor nivel podrán firmar, sin necesidad de comunicación alguna, en los espacios reservados para aquellos de menor nivel, siempre y cuando se cumplimente lo dispuesto en el párrafo anterior.
Es
responsabilidad de cada Servicio Administrativo Financiero mantener debidamente
actualizado el registro de firmas de esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en
especial en períodos de licencias ordinarias.
A los
fines de proceder a una ágil verificación de las firmas en el proceso de
recepción de los formularios que ingresen a esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
se hace necesaria una visión clara de la misma. En consecuencia el sello
aclaratorio del firmante deberá ser colocado debajo de cada firma sin
sobreponerse a ningún rasgo de ella.
La Dirección de Procesamiento Contable no aceptará órdenes de pago, ni ningún otro tipo de formulario cuya signatura no resulte claramente visible e identificable.
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Anexo II - Modelo de Ficha
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