PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ENVÍO, RECEPCIÓN, CONSULTA, RECIBO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO MODELO POR IMÁGENES DIGITALES DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA

1- PROCEDIMIENTO EN LAS JURISDICCIONES

 a) RESPONSABILIDAD SOBRE LA DOCUMENTACIÓN

a)1.Los Servicios Administrativo Financieros de la Administración Pública serán responsables de la ordenación, clasificación, conservación y depuración de la documentación financiera que generen, mientras ésta se encuentre en su poder. pudiendo establecer una Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de sus documentos financiero-contables.

a)2.Solamente en el caso que la documentación mencionada precedentemente se entregue al Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera (A.M.I.D.D.F.) con objeto de su digitalización, la responsabilidad será asumida por éste último.

Por el contrario, si el Servicio Administrativo Financiero (S.A.F.) lo envía a los meros fines de su guarda en las mismas condiciones que su remisión, éste mantiene su responsabilidad debiendo cumplir a tales fines bajo las directivas del A.M.I.D.D.F. y de acuerdo a las normas en vigencia.

b) RESPONSABLES DEL ENVÍO Y TRASLADO

Los jefes de los archivos serán los responsables del envío de la documentación.

No obstante, previo a dicho envío y traslado en condiciones, deberán tener el conforme por escrito de la máxima autoridad del área contable de la institución y de la máxima autoridad del A.M.I.D.D.F.

Asimismo, el S.A.F. deberá hacer constar si autoriza o no la digitalización de la documentación a entregar.

c) PLAZO DE TRASLADO

El A.M.I.D.D.F. recibirá la documentación financiera comprendida en los ejercicios transcurridos a partir de la promulgación de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional (30 de Septiembre de 1992), cuyo traslado deberá realizarse de la siguiente forma:

1- Luego de aprobada la rendición de cuentas de cada ejercicio, el organismo productor de la documentación la destinará al A.M.I.D.D.F., previo acuerdo de un cronograma de envío entre ambos.

2- Si el S.A.F. productor no autoriza la digitalización de la documentación, deberá conservarla en archivos propios durante 2 años más, a partir de la aprobación de la Rendición de Cuentas. Una vez concluido este lapso, deberá acordar con el A.M.I.D.D.F. el cronograma de envío para la guarda y consulta en soporte papel.

Respecto de la documentación anterior a la Ley 24.156, la misma deberá ser conservada en los archivos administrativos de cada S.A.F.. Si la documentación conservada posee sus plazos primarios ya vencidos, deberá ser desafectada teniendo en cuenta la Ley 15.930 y el Decreto 1571/81.

d) REQUISITOS PREVIOS PARA SU ENVÍO

La documentación deberá enviarse debidamente foliada y separada en dos subseries: “Gastos en Personal” y “Otros Gastos”. Asimismo deberá acompañarse con la planilla de “Remisión de Documentación al Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera” cuyo formato e instructivo se presentan al final de este Procedimiento.

Serán acondicionadas en cajas o biblioratos de aproximadamente 0,36 m. a 0,40 m. de alto; 0,25 m. a 0,30 m. de fondo y 0,11 m. a 0,15 m. de ancho.

En las unidades de conservación se deberá adherir a su lomo un tejuelo de características y medidas similares al presentado a posteriori de la planilla de "Remisión de Documentación al Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera".

La documentación deberá estar depurada, con originales solamente (sin copias o duplicados), salvo cuando el original no exista o esté deteriorado, en cuyo caso se incluirá una copia de sustitución debidamente autenticada. Se deberán expurgar todos aquellos documentos de trabajo y/o borradores que no tengan valor para su archivo.

Los actos dispositivos (Resoluciones o Disposiciones) incluidos en los expedientes deberán ser reemplazados por copias autenticadas y serán consideradas como tales los que integren los expedientes a digitalizar.

Teniendo en cuenta que los originales de aquellos documentos son de guarda permanente, no podrán desafectarse una vez vencido el plazo de guarda precaucional de la serie Rendiciones de Cuentas.

Los documentos preparados para su envío con anterioridad a la presente norma y que en su armado incluyan originales de Resoluciones o Disposiciones deberán señalarse en la planilla de Remisión de Documentación.

Al cumplirse el plazo de guarda y antes de solicitar la desafectación de los documentos al Archivo General de la Nación, el S.A.F. deberá concurrir al A.M.I.D.D.F. a expurgarlos y no se le recibirá nueva documentación hasta concluir con la tarea.

e) CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

Los envíos que no se ajusten a los requisitos establecidos precedentemente serán devueltos y se comunicará al responsable que deberá subsanar las deficiencias advertidas en un plazo de cuarenta y cinco (45) días hábiles contados a partir de la fecha de envío.

f) REQUISITOS FÍSICOS PREVIOS PARA SU DIGITALIZACIÓN

Teniendo en cuenta que en el A.M.I.D.D.F. se producirá el cambio de soporte de la documentación (Disco Óptico), deberán considerarse algunos elementos a la hora de su producción y compaginación en el S.A.F.:

1.    Renovar frecuentemente las cintas de impresión, cartuchos de tinta o tinta de las almohadillas para las salidas de computadoras y el sellado de los documentos evitando tanto el exceso como la escasez de la misma;

2.    No remarcar datos con resaltadores;

3.    Eliminar elementos metálicos y/o plásticos;

4.    En caso de que existan planos, mapas o papeles de gran tamaño, realizar un doblado prolijo que no deteriore la información que porte el documento.

Se recomienda a los responsables de archivo de cada S.A.F. comunicar estos requisitos a las oficinas productoras y a todo otro interviniente en la gestión documental dentro del Servicio Administrativo.

2- DE LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL A.M.I.D.D.F.

El Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera está autorizado a atender los requerimientos de los Servicios Administrativo Financieros, de sus Organismos de Control y del Poder Judicial de la Nación, sobre el acervo documental a su cargo.

Los requerimientos deberán ser formalizados por escrito, mediante Nota dirigida al coordinador del A.M.I.D.D.F., firmada por el responsable del Servicio Administrativo Financiero o por el juez interviniente.

3- DEL RETIRO Y DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

El A.M.I.D.D.F. está autorizado a entregar la documentación de los S.A.F. en su poder como así también copias autenticadas de documentación, a solicitud de los Servicios Administrativo Financieros y del Poder Judicial de la Nación, siguiendo el procedimiento que a continuación se detalla:

1- Servicios Administrativo Financieros: podrán disponer el retiro de la documentación a su cargo mediante una solicitud por escrito al Coordinador indicando Servicio Administrativo requeriente, apellido, nombre y N° de documento del autorizado a retirar la documentación. Los datos de identificación de la documentación requerida deberán coincidir con los de la Planilla de Remisión (ejercicio, Nº de caja, Nº de expediente).

Dicha solicitud deberá ser firmada y sellada por el jefe del Servicio Administrativo, o quien haga sus veces.

Los requerimientos de los Organismos de Control Interno y Externo deberán ser remitidos, con la pertinente conformidad de su parte, por el responsable del Servicio Administrativo Financiero.

2- Poder Judicial de la Nación: La documentación se remitirá al juzgado previo Oficio judicial dentro del plazo que establece la ley.

Si los organismos autorizados requirieren la documentación original, la misma será entregada al organismo solicitante previa verificación y conformidad por parte de éste, cesando a partir de ese momento de cualquier responsabilidad del A.M.I.D.D.F. por extravíos, alteraciones o deterioros de la misma.

INSTRUCTIVO DE PLANILLA DE REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN

La Planilla deberá ser completada de acuerdo a las siguientes indicaciones:

1- Se completará una planilla por Subserie y Ejercicio.

2- Los casilleros de la mencionada planilla deberán completarse en función a las siguientes referencias:

Organismo Remitente: Nombre y Código del organismo propietario de los documentos. Puede ser distinto del organismo productor, por ej. cuando éste haya sido disuelto.

Organismo Productor: Nombre y Código del organismo emitente de la documentación. Puede ser distinto del organismo remitente, cuando éste conserve documentación de otro origen.

Serie: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. Para la documentación financiera que envían los S.A.F., se trata de la serie Rendiciones de Cuentas.

Sub-Serie: División de la serie según variedades temáticas. En este caso, indicar si se trata de Otros Gastos o de Gastos en Personal.

Ejercicio: Período contable correspondiente a la documentación enviada.

Metros Lineales: Cantidad de documentación que entra en un estante promedio de 1 m x 0,40 m x 0,50 m.

Fechas Extremas. La más antigua y la más moderna de la documentación incluida en el inventario remitido (en dd/mm/aaaa).

Cant. Unidades de Conservación: Cantidad de cajas o biblioratos enviados.

Nº Caja: Número de la unidad de conservación en donde se encuentra el documento.

Tipo Documental: Indicar la categoría documental que integra la serie. En este caso, indicar si se trata de expedientes o de otra especie documental (por ejemplo., comprobante, liquidación, etc.).

Nº del Documento: Número del expediente o algún otro dato que lo identifique.

Fecha de Desafectación: Término de la permanencia de la documentación en el A.M.I.D.D.F. teniendo en cuenta el valor primario de la misma.

Observaciones: Fundamentación del plazo de guarda cuando exceda el valor primario o cuando alguna de las partes constitutivas del documento no sea desafectable.

Departamento Administrativo del S.A.F.: Sello y firma del director de Administración del S.A.F.

Archivo del S.A.F.: Jefe del Archivo del S.A.F. que autoriza el envío.

Recepción en el A.M.I.D.D.F.: Nombre y firma del agente encargado de la recepción en el A.M.I.D.D.F.

Envío: Nombre y Apellido del agente encargado del envío de la documentación desde el S.A.F. hasta el A.M.I.D.D.F.

Nº Documento: del agente del envío.

INSTRUCTIVO DEL TEJUELO

El Tejuelo deberá ser confeccionado de acuerdo a las indicaciones que a continuación se detallan:

Nº y Nombre del S.A.F. - Escribir la denominación de la repartición emitente.

Ejercicio- Indicar el ejercicio al cual pertenecen las series documentales.

Periodo Comprendido- En días, meses y año.

Subserie- Indicar si la documentación incluida en la caja corresponde a Otros Gastos o a Gastos en Personal.

Numero de Orden- Numerar las cajas correlativamente por año para agilizar su búsqueda.

Asimismo se informa que el contenido del mencionado Tejuelo deberá ser completado con caracteres legibles tipo imprenta.

TEJUELO

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