1.1 Objetivos Principales
1.2 Objetivos Secundarios
El sistema TRANSAF ha sido diseñado para permitir la transferencia automática de archivos, vía red de telecomunicaciones, entre un equipo PC del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO (donde se registra la ejecución presupuestaria) y el servidor de la SECRETARÍA DE HACIENDA donde se ejecuta el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (S.I.D.I.F.).
- Disminuir notoriamente los tiempos de comunicación de los registros financieros entre el SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO y la SECRETARÍA DE HACIENDA.
- Posibilitar la aplicación de la filosofía de registro de la información financiera, transacción por transacción, y en el momento que ésta se efectúa.
- Requerir un mínimo de intervención humana, tanto del personal contable de ambos extremos, como del personal informático.
- Asegurar la transferencia de información en ambos sentidos.
- Realizar la validación de la transmisión proveniente del Servicio Administrativo, asegurando que:
a. Se origina por el operador autorizado.
b. Cuenta con la aprobación del funcionario responsable.
c. El lote recibido por la Secretaria de Hacienda es exactamente el mismo que el generado y transmitido por el Servicio Administrativo Financiero.
- Emitir mensajes al Servicio con los resultados de la transmisión efectuada, los cuales podrán ser impresos.
- Acelerar el proceso de corrección de los archivos que contienen errores contables.
- Almacenar la información necesaria de cada operación para permitir la administración y control de todo el proceso. Ello incluye la guarda del archivo recibido con carácter de documento de respaldo.
2.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL TRANSAF
2.1 El operador del Servicio Administrativo Financiero, una vez finalizado el proceso de carga de información, ya sea por el sistema CONPRE u otro propio del Servicio, genera los archivos a transferir al S.I.D.I.F., que componen un único lote según las especificaciones detalladas en la Circular Nº 36/94 C.G.N. Luego de ello, el operador deberá salir de la aplicación y ejecutar el programa TRANSAF.
2.2 El programa TRANSAF exige una identificación y una contraseña, por parte de quienes ingresen, ya sea el funcionario responsable de firmar el lote a transmitir, o el operador.
2.3 El funcionario responsable de la firma del lote accederá a un punto dentro del menú del programa TRANSAF, a efectos de seleccionar el lote a firmar e ingresar su firma electrónica. Solamente se firmará un lote por cada transmisión.
2.4 El programa generará una llave de seguridad, en base a un algoritmo aplicado sobre el lote y la firma, que acompañará al lote en su transmisión.
2.5 La firma del funcionario responsable, consistente en una secuencia de 8 caracteres, se cambiará periódicamente, según las disposiciones de la SECRETARÍA DE HACIENDA. En una primera etapa será cada mes calendario y se generará automáticamente. A principio de cada ejercicio, la CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN generará 12 secuencias de cuatro caracteres para cada responsable del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. Estos caracteres serán la primera mitad de la firma electrónica correspondiente a cada mes del año. La segunda mitad de la clave deberá ser retirada mensualmente de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Para ingresar la firma, el usuario deberá escribir los cuatro caracteres que aparecen en la lista de las doce secuencias, eligiendo los del mes que correspondiese. A continuación, deberá tipear los cuatro caracteres que retiró dicho mes. De esta forma, queda formada la firma completa.
2.6 Una vez firmado, el operador presiona una opción del menú que inicia el proceso de transmisión del lote.
2.7 Todo el proceso posterior se realizará sin intervención del operador, que sólo estará atento a los mensajes de evolución del proceso y del resultado final.
Durante el proceso de comunicación, se avistará una serie de mensajes en la ventana situada en la parte inferior de la pantalla. Estos mensajes son generados por el protocolo de comunicaciones, y solamente son desplegados para su uso por parte del personal técnico especializado, en caso de detectarse algún problema.
2.8 El programa iniciará automáticamente el proceso de discado sobre la línea telefónica o la conexión vía red interna, hasta completar la conexión con su par en el lado SIDIF. Establecida la conexión, enviará identificación del S.A.F. y la contraseña del mismo, así como la identificación del operador. Una vez realizada esta validación, se procederá a la transmisión del lote con su correspondiente llave de seguridad.
2.9 Si por problemas de la comunicación la transmisión no es completada satisfactoriamente, el programa reintentará establecer la conexión hasta 8 veces consecutivas. Si luego de estos intentos no fue posible establecer el vínculo, se emitirá un mensaje por pantalla y finalizará la operación. El operador debe reiniciar más tarde la transmisión total del lote.
2.10 Establecida satisfactoriamente la conexión y transferido el lote al servidor TRANSAF, se corta la comunicación. El programa debe esperar 2 minutos para que el servidor TRANSAF realice la validación de los datos recibidos, luego de los cuales se comunica nuevamente con el servidor, para emitir el resultado de la validación. En este caso, también se reintentará un máximo de 8 veces hasta que se establezca la comunicación. Si no, aparecerá un mensaje de operación no realizada, en cuyo caso, el operador deberá reiniciar el proceso de transmisión, que seguirá desde donde se haya detenido.
Antes de transmitir otro lote, deberá previamente verificar si no tiene algún lote para recibir. Si así fuera, luego de recibir lo que estaba en espera entonces se podrá transmitir el próximo lote.
2.11 Luego de completarse este proceso, el S.A.F. tendrá a su disposición el resultado del mismo, el cual puede ser visualizado mediante una opción del menú.
Los resultados posibles son los siguientes:
Resultado: "OK"
El lote está en condiciones de ser aceptado por el SIDIF para su validación desde el punto de vista contable.
Procedimiento: En un ingreso posterior el SAF recibirá un lote generado por el SIDIF con los resultados de la validación contable.
Resultado: "NO HAY LOTES PARA TRANSMITIR", o "NO EXISTEN LOTES FIRMADOS"
No hay lotes firmados. Solamente se pueden transmitir lotes que hayan sido autorizados con la firma del funcionario habilitado.
Procedimiento: el funcionario reponsable deberá firmar el lote que se desee transmitir.
Resultado: "ERROR DE FIRMA o TRANSMISIÓN"
La llave de seguridad transmitida no concuerda con ninguna llave existente en el servidor TRANSAF para el Servicio.
Procedimiento: Se deberá recuperar el lote, volver a firmarlo correctamente y retransmitirlo.
Resultado: "TRANSMISIÓN CANCELADA"
La transmisión fue cancelada por el operador.
Procedimiento: Se deberá reiniciar la transmisión del lote, que automáticamente seguirá desde el punto en que fue interrumpido.
Resultado: "TRANSMISIÓN INCOMPLETA"
Por algún motivo, la transmisión se interrumpió y no pudo completarse.
Procedimiento: Se deberá reiniciar la transmisión del lote, que automáticamente seguirá desde el punto en que fue interrumpido.
Resultado: "NO SE RECIBIÓ LA CONFIRMACIÓN"
La segunda parte de la comunicación no fue completada, ya que no se recibió la confirmación de la transmisión desde el servidor TRANSAF.
Procedimiento: Se deberá reiniciar la transmisión del lote, que automáticamente intentará recibir la confirmación.
Resultado: "ERROR EN LA TRANSMISIÓN"
No se pudo llevar a cabo el establecimiento de la comunicación, al intentar transmitir el lote.
Procedimiento: Se deberá reiniciar la transmisión del lote, luego de haber verificado que el modem esté encendido, que la línea funcione y que todos los cables estén conectados.
2.12 Los mensajes del TRANSAF son desplegados localmente, y permiten su impresión. Quedan almacenados solamente los mensajes de la última transmisión.
2.13 No deben trasmitirse aquellos formularios que hayan sido ingresados a la C.G.N. en forma manual.
2.14 Una vez que el lote fue transmitido en forma correcta, se deberá esperar a que se realice la validación contable del contenido de los lotes ( efectuado por el S.I.D.I.F.). Este tiempo oscila entre 15 minutos a una hora y media.
2.15 El operador deberá ingresar al sistema TRANSAF y utilizar la opción del menú para recibir la validación contable de los lotes transmitidos. El sistema iniciará en forma automática la conexión con el servidor TRANSAF.
El Servicio tendrá a su disposición el resultado de la misma, el cual puede ser visualizado con una opción del menú.
Los resultados posibles son los siguientes:
Resultado: "NO HAY LOTES PARA RECIBIR", o "NO SE RECIBIÓ NINGÚN LOTE"
Se intentó recibir un lote, pero el SIDIF aún no ha generado la respuesta, por lo que el SAF no tiene ningún lote disponible.
Procedimiento: Se deberá intentar recibir más tarde.
Resultado: "ERROR EN LA RECEPCIÓN"
No se pudo llevar a cabo el establecimiento de la comunicación, al intentar recibir el lote.
Procedimiento: Se deberá reiniciar el proceso de recepción del lote, luego de haber verificado que el modem esté encendido, que la línea funcione y que todos los cables estén conectados.
2.16 El operador deberá repetir el proceso de recibir, cada quince minutos, hasta que no tenga ningún otro lote.
2.17 Se deberá realizar el proceso de recepción antes de cada transmisión. No se podrá transmitir ningún lote, hasta tanto no se hayan recibido todos los transmitidos con anterioridad.
2.18 Se pueden verificar en los resultados, a su vez, errores comunes al espacio disponible en el disco rígido.
Resultado: "NO EXISTE REC-OK.TRF"
Por algún motivo no se pudo generar los archivos de control interno del programa en la transmisión.
Procedimiento: Verificar que haya espacio en el disco rígido ó que no esté dañado, y reiniciar el proceso.
Resultado: "NO EXISTE REC-OK.RRF"
Por algún motivo no se pudo generar los archivos de control interno del programa en la recepción.
Procedimiento: Verificar que haya espacio en el disco rígido ó que no esté dañado, y reiniciar el proceso.
Se indican algunas instrucciones generales para operar el sistema:
- Las teclas <ARRIBA> y <ABAJO> sirven para moverse entre las diferentes opciones del menú.
- Las teclas <IZQUIERDA> y <DERECHA> sirven para moverse por la barra de menúes.
- La tecla <ENTER> sirve para seleccionar la opción o para ingresar datos tipeados.
- La identificación del operador debe tener entre 4 y 8 caracteres (letras y/o números).
- La contraseña debe tener entre 4 y 8 caracteres (letras y/o números).
- La firma electrónica tiene estrictamente 8 caracteres, es generada por el SIDIF y entregada por la Contaduría General de la Nación.
2. Instrucciones para la Ejecución del Sistema
Tanto para proceder a la firma del lote a transmitir, como la
transmisión propiamente dicha.
- Tipear TRANSAF y presionar <ENTER>.
- Tipear el nombre de operador que le fue asignado (respetando mayúsculas y minúsculas) y presionar <ENTER>.
- Tipear su contraseña personal (respetando mayúsculas y minúsculas) y presionar <ENTER>.
Debe aparecer el menú del sistema. Las opciones permitidas
a su identificación aparecerán en color oscuro.
Si ha tipeado en forma errónea la identificación
del usuario o la clave de acceso, aparecerá en pantalla
un mensaje advirtiendo el error. En este caso, deberá volver
a la pantalla de ingreso de operador presionando <ESC>
e ingresar nuevamente su identificación, RESPETANDO MAYÚSCULAS
Y MINÚSCULAS.
El nombre del operador, como la contraseña, le fueron asignadas
al instalar el sistema en la estación de trabajo del SAF.
- El personal usuario del sistema pueden ser de tres tipos:
1) Para firmar el lote: su acceso se limita a la firma del lote a transmitir y la verificación de la última transmisión o recepción realizadas.
2) Para transmitir el lote: su acceso se limita a la transmisión del lote firmado con anterioridad y la verificación de la última transmisión o recepción realizadas.
3) Para firmar y transmitir el lote: su acceso es libre a todas las funciones del menú Archivos.
2.2 Firma del lote por el funcionario responsable
Una vez finalizado el proceso que genera los archivos a transmitir
al SIDIF, se requiere la intervención del funcionario habilitado
para aprobar los mismos. Para ello, éste debe ingresar
al sistema y realizar los siguientes pasos:
- En el menú Archivos, seleccionar la opción Firmar y presionar <ENTER>.
- Aparecerá una ventana en la cual se podrán ver los números de los lotes que se pueden firmar (la visualización de los lotes a transmitir se explicará en el punto 2.6.). Se debe elegir un lote mediante las teclas <ARRIBA> y <ABAJO>. Una vez posicionado sobre el lote que desea firmar, presionar la tecla <ESPACIO>, con lo que aparecerá una letra F a la izquierda del número de lote.
- Si no era ese el lote que se deseaba firmar, presionar nuevamente <ESPACIO>, y la marca se borrará. Repetir el paso anterior para seleccionar el lote que desee firmar.
- Ingresar su clave o firma individual y presionar <ENTER>.
El sistema indica que el proceso se ha completado con éxito,
apareciendo nuevamente el menú.
Si tuviera la habilitación para firmar y transmitir, y
deseara hacerlo, puede realizar la transmisión. Caso contrario,
se retira del programa seleccionando la opción Salir
y presionando <ENTER>.
En virtud del nuevo sistema, la firma de los archivos a transmitir
será efectuada por un solo responsable. Por lo que cada
usuario deberá adoptar los resguardos internos correspondientes.
Si el usuario hubiese firmado el lote con una firma incorrecta,
ya sea por error de tipeo o por utilizar una firma correspondiente
a otro período, puede realizar la recuperación del
mismo, siguiendo los siguientes pasos:
- En el menú Lotes, posicionar el cursor sobre la opción Recuperar Lote y presionar <ENTER>.
- Aparecerá una ventana indicando los lotes que pueden ser recuperados. Seleccionar el que corresponda moviendo el cursor mediante las teclas <ARRIBA> y <ABAJO>. Luego presionar <ENTER>.
- Una vez recuperado el lote, el usuario autorizado deberá firmarlo nuevamente.
- Luego el lote debe ser retransmitido en la forma habitual.
Una vez firmado el lote, el operador que lo transmitirá
deberá ingresar al sistema y seguir los siguientes pasos:
- En el menú Archivos, seleccionar la opción Transmitir y presionar <ENTER>.
- El programa automáticamente prepara el lote, inicia la comunicación y lo transfiere. La comunicación se corta. Se inicia una cuenta regresiva de dos minutos, vencida la cual se restablece la comunicación con el SIDIF que devuelve los resultados de la validación de la transmisión
- Los archivos transmitidos originalmente son devueltos con indicación de los resultados del proceso. Aparece nuevamente el menú Archivos.
- Seleccionar del menú Lotes, la opción Verificar Tx (Verificar Transmisión) y presionar <ENTER> , con el fin de evaluar el resultado de la transmisión realizada. Se desplegará una pantalla con los resultados, de la cual se sale presionando la tecla <ESC>. Para imprimir los resultados presionar la letra <P>.
- Seleccionar la opción Salir en el menú y presionar <ENTER>.
Se recuerda que este proceso deberá ser repetido (espaciado
cada 15 minutos) hasta que no se reciban más archivos (verificando
cada uno).
- En el menú Archivos, seleccionar la opción de Recibir y presionar <ENTER>. El programa automáticamente establece la comunicación y retira el lote pendiente.
- Seleccionar la opción Verificar Rx (Verificar Recepción) en el menú Lotes. Se despliega en pantalla los resultados de la operación, los cuales pueden imprimirse oprimiendo la tecla <P>. Para volver al menú presionar <ENTER> <ESC>.
- Seleccionar la opción SALIR en el menú y presionar <ENTER>.
2.6 Visualización del contenido de los lotes
En algunos casos, puede ser conveniente visualizar el contenido
de los lotes que se desean enviar. Para realizarlo, el usuario
deberá:
- Posicionarse en el menú Lotes, en la opción Ver Lotes Tx (Ver Lotes de Transmisión) y presionar <ENTER>.
- Seleccionar el lote que se desea visualizar, mediante las teclas <ARRIBA> y <ABAJO>, y luego presionar <ENTER>.
- Mediante el uso de las teclas <ARRIBA>, <ABAJO>, <AVANZAR PÁGINA> y <RETROCEDER PÁGINA> es posible navegar a lo largo de los formularios, y con la tecla <P> es posible imprimir los contenidos. Para terminar, presionar la tecla <ESC>.
En forma similar, es posible visualizar el contenido de lotes
que se han recibido. Para realizarlo, se debe utilizar en el menú
Lotes, la opción Ver Lotes Rx (Ver Lotes
de Recepción), y siguiendo el procedimiento igual al descrito
anteriormente.
El sistema TRANSAF permite la visualización de la configuración
del subsistema de comunicaciones interno mediante la opción
Visualizar dentro del menú Configuración.
Esta opción muestra al usuario los nombres de los subdirectorios
que se están utilizando, así como otros datos que
podrán ser requeridos por el personal técnico-informático
ante problemas de funcionamiento.
Para poder visualizar los nombres de los usuarios, así
como sus permisos, el usuario deberá utilizar la opción
Consultar dentro del menú Usuarios.
Atención: No hay forma de ver
la palabra clave de acceso de ningún usuario, de modo tal
que si algún usuario olvida la suya, deberá comunicarse
con el personal técnico de la Secretaría de Hacienda
que le solucionará el problema (tel.349-6209).
Está disponible para los usuarios en el menú Ayuda
la opción Indice, la cual permite visualizar una
serie de pautas e instrucciones a seguir en las situaciones más
frecuentes.
La relación entre el TRANSAF y la aplicación (CONPRE
o sistema propio) para el intercambio de archivos se hace en
base a los siguientes directorios:
A transmitir: el directorio es el declarado en la variable
de ambiente "__UUCPDIR", la cual es definida en el archivo
vars.bat en el subdirectorio \uupc.
Recibidos: el directorio es un subdirectorio dentro del
anteriormente mencionado, es el declarado por la variable de ambiente
"__UUCPDIR", más la cadena "..\RX\".