CIRCULAR Nº 30/94
C.G.N.
REFERENCIA: Normas
sobre sistemas de Registración Contable.
BUENOS AIRES, 16 DE SEPTIEMBRE DE 1994
SEÑOR JEFE
DEL SERVICIO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Me dirijo a Ud., en función de lo dispuesto por el artículo 88 de la Ley
Nº 24.156, de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector
Público Nacional, reglamentada por el Decreto N° 1361 de fecha 5 de Agosto de
1994, con relación a las pautas que en materia de registros contables y
registraciones deberán tener en cuenta las Entidades y Jurisdicciones del
Sector Público Nacional.
FINES DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
El sistema tiene por objetivos:
·
Registrar la Ejecución de los presupuestos de
recursos y gastos aprobados por autoridad competente.
·
Mostrar los movimientos de las cuentas financieras de
la Administración Central y de los Organismos Descentralizados, y su situación
a determinado momento.
·
Reflejar las variaciones en el patrimonio de la
Administración Central y en el de cada Organismo Descentralizado.
·
Exponer información financiera y patrimonial de las
entidades y jurisdicciones para su uso, para los Entes de Control y para la
comunidad en general.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
El Sistema de Contabilidad Gubernamental es único y de aplicación uniforme
para todos los Organismos de la Administración Nacional, con el fin de poder
integrar las informaciones presupuestarias, patrimoniales y financieras de las
distintas entidades y jurisdicciones entre sí y con los de las cuentas
nacionales.
El sistema informará en todo momento la situación presupuestaria,
patrimonial y financiera y los resultados obtenidos de la gestión de la
Administración Central y de cada Organismo Descentralizado.
UNIDADES DE REGISTRO
Son Unidades de Registro de la Administración Central, además de los
Servicios Administrativos de las Jurisdicciones, la OFICINA NACIONAL DE
PRESUPUESTO, la TESORERÍA GENERAL DE LA NACIÓN, la ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE
LA SEGURIDAD SOCIAL, la OFICINA NACIONAL DE CRÉDITO PÚBLICO, la DIRECCIÓN GENERAL
IMPOSITIVA , la ADMINISTRACIÓN GENERAL DE ADUANAS, el BANCO DE LA NACIÓN
ARGENTINA y el BANCO CENTRAL DE LA REPÚBLICA ARGENTINA.
La OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO registrará las modificaciones
presupuestarias y la programación de la ejecución del presupuesto de la
Administración Nacional de conformidad al Presupuesto vigente y a las
disposiciones legales de ejecución.
La TESORERÍA GENERAL DE LA NACIÓN, será la responsable del registro del
movimiento diario de fondos operados en la Caja y Cuentas Bancarias
administradas por el Tesoro Nacional.
La OFICINA NACIONAL DE CRÉDITO PÚBLICO, registrará las operaciones
vinculadas con el endeudamiento público.
La DIRECCIÓN GENERAL IMPOSITIVA y la ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE ADUANAS
registrarán la evolución de los recursos tributarios de la Administración
Nacional.
La ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL, por sus fines dentro
de su ámbito específico de competencia como Organismo de la Seguridad Social.
El BANCO DE LA NACIÓN ARGENTINA y el BANCO CENTRAL DE LA REPÚBLICA
ARGENTINA, por su participación dentro del proceso de recaudación tributaria y
de pagos.
Por su parte, son Unidades de registro de la Administración Nacional
además de las indicadas para la Administración Central, los Servicios
Administrativo Financieros de cada Organismo Descentralizado. Es decir, tanto
la Administración Central como cada Organismo Descentralizado constituyen, a
los fines de la presente circular, entes contables.
CONTABILIZACIÓN DE LAS OPERACIONES
Los Organismos de la Administración Nacional, al ejecutar sus
operaciones presupuestarias deberán contabilizarlas, una sola vez, utilizando
para ello las partidas y criterios previstos en el Manual de Clasificaciones
para el Sector Público Nacional.
A tales fines la ADMINISTRACIÓN CENTRAL, será considerada como una única
unidad contable, cuya contabilidad por partida doble surgirá directamente de
las operaciones contabilizadas en el Sistema Integrado de Información
Financiera (S.I.D.I.F.), en base a los formularios o registros electrónicos,
procedimientos diarios, cronológicos y a la información periódica que remitan
los Servicios Administrativo Financieros de las Jurisdicciones.
Los Organismos Descentralizados, los Entes Residuales o en proceso de
liquidación, implementarán en sus respectivas contabilidades, a partir del
presente ejercicio, el Catálogo Básico de Cuentas y Estados Contables para la
Administración Nacional, aprobado por la Resolución N° 1397/93 del Sr. Ministro
de Economía y Obras y Servicios Públicos.
El catálogo básico, establece una estructura mínima a aplicar dentro del
ámbito de la ADMINISTRACIÓN NACIONAL, pudiendo cada ente, desagregar las
cuentas que requieran las particularidades del mismo.
Las anotaciones de las operaciones dentro del Sistema de registro
deberán efectuarse en forma diaria y cronológica, en el que se produzcan,
excepto los asientos de ajuste contable por cierre del ejercicio y el de
apertura.
Oportunamente esta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN instruirá a los entes
involucrados respecto de las formas, características y principios que han de
regir para el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
REGISTROS CONTABLES
Los Organismos de la Administración Nacional, citados en el inc. a) del
artículo 8° de la Ley 24.156, deberán llevar sus registros contables de manera
tal que permita mostrar en forma permanente el estado y evolución de:
La ejecución Presupuestaria de gastos y recursos
Activos y Pasivos
El movimiento de Fondos y Valores.
Los Servicios Administrativo Financieros de la Administración Central
deberán obligatoriamente llevar, como mínimo, los siguientes registros:
Registro de Ejecución Presupuestaria de gastos y recursos
Registro de Movimiento de Fondos
Registro de Bienes de Cambio y de Uso.
Por su parte los Organismos Descentralizados quedan obligados a llevar a
cabo los registros de :
Ejecución del Presupuesto de gastos y recursos
Diario de Operaciones contables por partida doble
Registros auxiliares que permitan conocer entre otros aspectos el
Movimiento de Fondos y la Existencia de Bienes, tanto de cambio como de uso.
Los Responsables de las Unidades de Registro podrán, de estimarlo
conveniente, habilitar otros registros auxiliares que permitan un mejor
análisis de los movimientos patrimoniales y financieros del ente contable.
Las Unidades de Registro de la Administración Central y de los
Organismos Descentralizados organizarán sus registros contables mediante
sistemas de procesamiento electrónico de la información.
Las Unidades de Registro deberán proceder a efectuar sus registraciones
de manera tal que queden resguardadas en soportes que impidan efectuar
correcciones a los mismos.
Dichos registros en copias de seguridad, podrán ser emitidos a las
Unidades de Control, a tal fin que cuando lo estimen oportuno efectúen las
verificaciones pertinentes.
Los Servicios de Informática de estos entes, deberán adoptar las medidas
de seguridad adecuadas a fin de resguardar la información que se procese. Tales
fines procederán a realizar copias de seguridad de todos los registros que
procesen, de los programas que utilicen, mediante el uso de diskettes, cintas,
discos ópticos u otro medio equivalente apropiado, resguardando el soporte
fuera del ámbito donde obre el original.
Las copias de seguridad deberán efectuarse una sola vez, o cada vez que
se modifiquen, mientras que los de la información procesada se actualizará en
forma diaria.
Los referidos resguardos deberán estar correlacionados con la
documentación válida de respaldo, ordenados en forma correlativa y cronológica.
El sistema deberá permitir en todo momento el recupero de la
información, su impresión en papel, o similar, su grabado en otros soportes, su
transmisión electrónica por pantalla.
A tales efectos se deberá habilitar claves personales de acceso al
sistema de acuerdo a los niveles de responsabilidad que la Entidad o
Jurisdicción asigne, debiendo comunicarse a la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
conforme esta determine, los niveles de acceso permitidos a cada uno de los
usuarios habilitados.
Los Servicios Administrativo Financieros deberán tener instalados
sistemas protectores de virus (antivirus), con versiones debidamente
actualizadas.
En caso que los Servicios carezcan de Sistemas Electrónicos de
Procesamiento, podrán adoptar otros de registros Manuales o Mecánicos,
siguiendo para ello las normativas usuales incorporadas en la legislación
comercial de fondo.
RESPALDO DE LAS OPERACIONES
La información contable debe estar soportada por documentación válida,
de forma que se pueda garantizar su seguridad externa e interna, y que pueda
plasmarse en estados contables.
A los fines de la presente normativa, se entenderá por documentación
válida aquélla emitida por terceros, por autoridad competente o elaborada por
la dependencia y que se utilice como respaldo contable de las operaciones
registradas en las Entidades y Jurisdicciones.
Las operaciones registradas carecerán de fuerza probatoria si no están
respaldadas por documentación válida, llevada de conformidad a las normativas
vigentes en la materia.
Por ello el sistema deberá garantizar un alto grado de inalterabilidad,
a fin de mantener su fuerza aprobatoria y evitar su pérdida o deterioro total o
parcial y permitir un rápido acceso.
IDENTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE REGISTRO
Los sistemas de registro que se adopten y sus modificaciones deberán ser
informados a la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN dentro de los 15 días corridos
de aprobados por la autoridad competente del Organismo o Jurisdicción.
A tales fines se deberá presentar la descripción del sistema de registro
contable a utilizar y sus posteriores modificaciones.
RESPONSABILIDAD DEL REGISTRO
Los Directores de los organismos involucrados en el registro de las
operaciones y los Directores de Administración serán responsables de la
exactitud del registro y cumplimiento de las normas contables pertinentes.
Asimismo igual responsabilidad le ha de caber por la asignación de
claves de seguridad de ingreso al sistema y por los niveles de acceso que
habiliten para los usuarios de cada una de las Unidades de Registro a su cargo.
ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación de soporte de las registraciones de las operaciones
contables, deberá ser archivada por las unidades de registro en condiciones
tales que permita una rápida ubicación a fin que los organismos de contralor
efectúen los análisis pertinentes.
Los Directores de los organismos involucrados en el registro y los
Directores de Administración, serán responsables de la integridad de la citada
documentación.
Respecto de los plazos y forma de resguardo definitivo de la misma,
oportunamente se dictarán las normas al respecto.
Los Estados Contables definitivos de cada uno de los ejercicios del Ente
deberán ser resguardados en forma permanente.
GUÍA DE ASIENTOS CONTABLES
La “Guía de Asientos Contables” que se acompaña, a ser utilizada por los
Organismos Descentralizados, presenta un modelo las de registraciones de las
operaciones más usuales que realizan las Entidades y Jurisdicciones alcanzadas,
pudiendo ser utilizados como ejemplificativos para la confección de las minutas
contables de operaciones no previstas en ellos, y que pueden ser específicas de
cada ente.
Las consultas que estimen conveniente realizar los Organismos
comprendidos dentro de las disposiciones de la presente circular, deberán ser
canalizadas por escrito a la DIRECCIÓN DE NORMAS Y SISTEMAS de la CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Saludo a Usted atentamente.