ANEXO
5. FUNCIONES ASIGNADAS A LA SIGEN Y A LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA
6. COORDINACION ENTRE LA SIGEN Y LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
1. INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD .
2. CUMPLIMIENTO DE NORMAS ETICAS Y DE CONDUCTA
3. CONOCIMIENTO, PERICIA Y EXPERIENCIA
2. RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES
3. SELECCION Y EVALUACION DEL PERSONAL
4. CONTRATACION DE ESPECIALISTAS
6. OBJETO, NATURALEZA Y ALCANCE DEL TRABAJO
8. PLANIFICACION DE LA ACTIVIDAD
9. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
10. OBTENCION Y EVALUACION DE LAS EVIDENCIAS
11. DOCUMENTACION DE LA TAREA. PAPELES DE TRABAJO
11.1. CONTENIDO, REQUISITOS Y CARACTERISTICAS
11.3. PLAZOS PARA SU CONSERVACION
12. ELABORACION DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES TRASLADO AL AUDITADO.
CONCLUSIONES
III. COMUNICACION DE LOS RESULTADOS
DE LA AUDITORIA.
1. CUALIDADES DEL INFORME DE AUDITORIA
1.1. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO
2. CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORIA
3. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
1. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS SISTEMAS
b) CONOCIMIENTO DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
c) IDENTIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS
d) PRUEBA DE LA EFICACIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
e) ELABORACION DE OBSERVACIONES Y EMISION DE INFORMES
f) ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
2.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
2.3. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES
2.3.1. EVALUACION DE LA EFICACIA
2.3.2. EVALUACION DE LA ECONOMIA
2.3.3. EVALUACION DE LA EFICIENCIA
Los objetivos y la práctica de la auditoría, en general, y de la
auditoría interna, en particular, se encuentran en permanente cambio y
actualización. La mayoría de estos cambios son generados por los avances de la
tecnología y las nuevas visiones acerca de la misión y la administración de las
organizaciones.
Fue por ello que, a partir de la sanción por parte de la Sindicatura
General de la Nación de las Normas Generales de Control Interno, y sobre la
base de las experiencias recogidas, se consideró necesario adecuar las pautas y
prácticas que han tenido vigencia en el ejercicio de la auditoría interna
gubernamental, dictando a tal efecto las normas correspondientes. En esta
oportunidad también fueron considerados aquellos documentos nacionales e
internacionales especializados en la materia.
Los aspectos generales que constituyen el marco de referencia de esta
normativa son analizados en el presente capítulo.
Conforme a las atribuciones de la Ley 24.156, corresponde a la
Sindicatura General de la Nación (SIGEN), como Organo Rector del Sistema de
Control Interno del Poder Ejecutivo Nacional, el dictado de las normas
relativas a la auditoría interna gubernamental, así como su cumplimiento y la
supervisión de su observancia.
La mencionada ley estipula que la práctica de la auditoría interna
gubernamental será realizada por las Unidades de Auditoría Interna dependientes
de las autoridades máximas de las jurisdicciones y entidades, coordinadas
técnicamente y supervisadas por la SIGEN.
La ley también le atribuye a este Organismo la facultad de realizar
auditorías, pericias e investigaciones especiales en las jurisdicciones y
entidades del Poder Ejecutivo Nacional, dentro del marco de competencia
asignado.
En ese sentido, las Normas Generales de Control Interno, emitidas en el
año 1998 por la Sindicatura General de la Nación, establecen en la parte
pertinente que "deben practicarse auditorías, las que informarán sobre la
eficacia y eficiencia del Sistema de Control Interno, proporcionando
recomendaciones para su fortalecimiento, si así correspondiera".
Resulta oportuno recordar que incumbe a las autoridades superiores de
cada jurisdicción o entidad, dentro de sus responsabilidades de dirección, el
establecimiento y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno, que
procure:
- que sean alcanzadas las políticas, objetivos y metas establecidos por
el organismo;
-
la producción y emisión de información financiera, administrativa y
operativa para uso interno y externo, y que la misma sea confiable, oportuna e
íntegra;
- el establecimiento de adecuados instrumentos para la protección de los
activos;
- la vigilancia de cumplimiento de políticas, planes, procedimientos,
leyes, normas, contratos y demás disposiciones que puedan tener un impacto
significativo en las operaciones e informes;
- la utilización de los recursos conforme a principios de eficacia,
economía y eficiencia, procurando evitar su empleo en forma innecesaria o antieconómica;
- la vigilancia de los sistemas, programas y operaciones, a efectos de
determinar si los productos y resultados están en consonancia con las metas y
objetivos establecidos, y si los procesos y actividades se llevan a cabo en la
forma prevista; y
- la minimización de la ocurrencia de errores y otras prácticas
deshonestas, como los hechos irregulares o ilícitos.
Las presentes Normas son prescriptivas y de aplicación obligatoria en el
área de competencia de la SIGEN, como Organo Rector del Sistema de Control
Interno del Poder Ejecutivo Nacional y, por lo tanto, aplicables en:
a) Las auditorías que realice la propia Sindicatura General de la Nación.
b) Las que lleven a cabo las Unidades de Auditoría Interna.
c) Las auditorías que realicen las firmas privadas contratadas conforme a
las normas en vigencia.
Los principales propósitos que se esperan alcanzar a través de la
aplicación de estas Normas, son:
a) orientar la actividad para el ejercicio de la auditoría interna
gubernamental, a los efectos que la misma se ajuste a métodos objetivos y
sistemáticos, que ayuden a la formulación de juicios razonablemente realizados;
b) mejorar las prácticas y procedimientos técnicos en uso;
c) contribuir a difundir la comprensión del rol del auditor y de sus
responsabilidades en el ejercicio de la auditoría interna gubernamental;
d) fijar bases para unificar el trabajo de las Unidades de Auditoría
Interna (UAI);
e) propender a la coordinación de las tareas entre los órganos del
sistema de control;
f)
alentar el empleo del criterio profesional, el cual deberá ser
ejercido por el auditor atento a las circunstancias específicas de cada caso.
Para la elaboración de las presentes Normas se tuvieron en cuenta las
siguientes líneas directrices:
Misión: Le compete a la Auditoría Interna Gubernamental examinar en forma
independiente, objetiva, sistemática y amplia el funcionamiento del sistema de
control interno establecido en las organizaciones públicas, sus operaciones y
el desempeño en el cumplimiento de sus responsabilidades financieras, legales y
de gestión, formándose opinión e informando acerca de su eficacia y de los
posibles apartamientos que se observen.
Asimismo, debe brindar asesoramiento, en aspectos de su competencia, a
los responsables de darle solución a los problemas detectados, con una
orientación dirigida a agregar valor al conjunto de la organización.
Objetivos: Resultan objetivos de la Auditoría Interna Gubernamental los
siguientes:
a) El adecuado funcionamiento de los Sistemas, en particular el de
Control Interno.
b) La correcta aplicación de la Normativa vigente (Leyes, Decretos,
Reglamentos, Manuales, Políticas, etc.).
c) La confiabilidad e integridad de la información producida.
d) La economía y eficiencia de los procesos operativos.
e) La eficacia y el desempeño de los distintos segmentos y operadores de
la organización (Programas, Actividades, Proyectos, Sistemas, Procesos, etc.).
f)
La debida protección de los activos y demás recursos.
g) La eficacia de los controles establecidos para prevenir, detectar y
disuadir la ocurrencia de irregularidades y de desvíos en el cumplimiento de
los objetivos.
h) La evaluación de riesgos en los sistemas de gestión, con especial
orientación a la implantación de medidas correctivas de deficiencias
detectadas.
Políticas: La actividad para la consecución de tales objetivos se
ajustará a los siguientes principios:
a) Vigilar la observancia de los valores éticos y el fomento de su respeto
a través de la propia conducta.
b) El trabajo estará guiado por el análisis del riesgo: la asignación de
prioridades y el énfasis serán definidos en función al resultado de la
evaluación general y particular de los sistemas sujetos a control.
c) La labor se abordará con un enfoque productivo de la acción pública,
fomentando y acompañando el cambio cultural en igual sentido. Se debe prestar
preferente atención a aspectos tales como:
- los costos y gastos innecesarios;
- la calidad de los bienes provistos o servicios prestados;
- la incidencia económica de los controles recomendados, no sólo desde el
punto de vista de la relación costo del control contra riesgo que procura
neutralizar o minimizar, sino ponderando retrasos y complicaciones del proceso
productivo como consecuencia de su implantación;
- la utilización de adecuados indicadores de desempeño por parte de la
conducción. Estos deben ser balanceados e interrelacionados, constituyendo un
sistema integrado, y estar referidos a aspectos claves para la correcta
dirección de la actividad del organismo.
d) La auditoría debe actuar como agente de cambio, aplicando y ejerciendo
docencia sobre el valor de la creatividad, la innovación y la vocación de
servicio.
e) El personal de auditoría deberá presentar un perfil de alta y
actualizada capacitación técnica, creatividad, valores éticos intachables,
motivadores y comprometidos con la sociedad.
f)
Se debe procurar la utilización intensiva de recursos tecnológicos, en
especial los informáticos.
g) Se debe demostrar, a través de los informes, que los mismos
constituyen un canal útil de realimentación para la toma de decisiones por
parte de las autoridades.
h) Las tareas de auditoría deben ejecutarse atendiendo al principio de
costo-beneficio.
5. FUNCIONES ASIGNADAS A LA SIGEN Y A LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA
Tanto la SIGEN como las Unidades de Auditoría Interna deben asegurar a
las autoridades competentes, opiniones profesionales válidas, a fin que estén
informadas, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y
funcionamiento de los sistemas de control establecidos en cada organismo, el
desempeño integral de la gestión y el descargo de sus responsabilidades.
Las Unidades de Auditoría Interna, dependientes del máximo nivel de la organización,
forman parte integrante del sistema de control interno, dentro de cada
jurisdicción o entidad. Su acción consiste en un examen posterior de las
operaciones y debe encontrarse desvinculada de las actividades propias de la
gestión del ente auditado.
La SIGEN es el Auditor Interno del Presidente de la Nación. Es un órgano
externo e independiente de cada jurisdicción o entidad, y el ejercicio de su
competencia comprende la supervisión y evaluación de las actividades de las
Unidades de Auditoría Interna.
Asimismo, en el ejercicio de sus propias actividades, puede determinar
qué parte de su tarea se habrá de apoyar en la labor de la UAI. Ello implica
que la misma se lleve a cabo en forma coordinada, conforme a procedimientos que
orienten un accionar sistemático y uniforme.
La SIGEN puede requerir a las organizaciones comprendidas en el ámbito de
su competencia la información que le sea necesaria para el cumplimiento de sus
funciones, debiendo sus autoridades prestar colaboración, so pena de considerarse
como falta grave la conducta adversa, teniendo a su vez libre acceso y sin
restricciones a registros, documentos, papeles de trabajo, archivos e informes
preparados por aquéllas o por la Unidad de Auditoría Interna, a fin de apreciar
su corrección metodológica y su confiabilidad, según lo dispone el artículo 106
de la Ley N° 24.156 y su Decreto Reglamentario.
6. COORDINACION ENTRE LA SIGEN Y LA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Los auditores internos de las jurisdicciones y entidades deben brindar su
plena colaboración a la SIGEN, la que incluye, además de la atención de los
requerimientos que se le formulen, una coordinación que evite la duplicidad de
esfuerzos y posibilite una adecuada cobertura en materia de auditoría y
control.
Dicha coordinación incluye la atención de los aspectos solicitados, la
realización de reuniones conjuntas para abordar asuntos de interés común, tales
como la planificación de actividades y la mutua interiorización de métodos,
áreas a cubrir y alcance de las tareas.
La
SIGEN, al conocer, aprobar y monitorear los planes de trabajo de cada
UAI y practicar una evaluación global de la calidad de las tareas, puede
diagramar sus actividades de auditoría de manera de lograr la máxima eficacia
para el conjunto del sistema.
1. INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD
La actividad del auditor debe ejecutarse manteniendo independencia de
criterio respecto del auditado, desarrollando su trabajo con objetividad e
imparcialidad en la formulación de los juicios incluidos en sus planes e
informes.
La objetividad del auditor debe consistir en una actuación fundada en la
realidad de los hechos y demás circunstancias vinculadas a los mismos (actos,
situaciones, evidencias), que le permitan mantener sobre bases sólidas sus
juicios y opiniones, sin deformaciones por subordinación a condiciones
particulares.
Resulta indispensable que el auditor mantenga y demuestre una actitud
objetiva e independiente respecto de los auditados, y que a su vez así sea
considerado por los terceros. Tal independencia de criterio es una actitud
mental caracterizada por la existencia de un elevado sentido ético, manifestado
por una conducta respetuosa hacia la expresión de la verdad y consciente de la
responsabilidad hacia la comunidad que entraña la tarea del control
gubernamental.
El auditor deberá considerar si existen injerencias o impedimentos,
internos o externos, que afecten su actitud y convicción para proceder a la
ejecución de su labor en forma objetiva e imparcial, sin dar lugar a
cuestionamientos de su juicio independiente en el cumplimiento de sus
funciones.
La honestidad intelectual que implica la objetividad sólo se puede
reforzar sobre la base de condiciones que permitan reconocer en el auditor
interno dicha actitud mental. En todo momento deberá evitar colocarse en
situaciones donde se sienta incapaz de emitir juicios profesionales objetivos.
Se citan como impedimentos internos o personales, que pueden determinar
prejuicios o conflictos de intereses reales o potenciales, los siguientes:
a) Parentesco cercano, por consanguinidad o afinidad, con las personas
cuya información o actividad debe evaluar.
b) Amistad íntima o enemistad pública o notoria con aquellos cuya
actividad examina o evalúa.
c) Intereses económico-financieros relevantes con el ente en el cual
actúa.
d) Relaciones oficiales profesionales o personales directas o indirectas
con los auditados.
e) Prejuicios, favoritismos u hostilidades sobre decisiones u actos,
impulsados por razones políticas o ideológicas.
f)
Intervención en tareas de auditoría en un área o sector donde el
auditor se hubiere desempeñado recientemente como decisor u operador.
g) Asignación de tareas de línea, operativas o de control previo. El
auditor no debe asumir responsabilidades operativas o de cogestión.
Se deberá comunicar a las autoridades competentes cuando se verifiquen
situaciones que afectan su objetividad.
Debe señalarse que la objetividad del auditor no se ve afectada al
recomendar determinados métodos de control, o en las actividades de revisión
del diseño de procedimientos a ser implantados. Lo que si la afecta es su
participación en el diseño, implantación y operación de aquéllas.
El responsable jerárquico de las actividades de auditoría debe estar
atento y además debe ser informado por su personal cuando pueda verse afectada
su objetividad o imparcialidad, y proceder anticipadamente, a fin de evitar
cualquier posible conflicto de intereses u otros obstáculos.
Cuando ello afecte al responsable máximo de la auditoría, éste lo pondrá
en conocimiento de las autoridades competentes.
Se considerará que existen obstáculos graves a la tarea de la Unidad de
Auditoría Interna cuando las autoridades de la jurisdicción o entidad coarten o
intenten coartar la independencia de criterio o las actividades del Auditor
Interno.
2. CUMPLIMIENTO DE NORMAS ETICAS Y DE
CONDUCTA
El auditor debe poseer principios éticos para el cumplimiento de su
función. Ello implica que en su desempeño debe mostrar las necesarias
cualidades de honestidad y vocación por el servicio público, y atender el
debido cumplimiento de las normas legales y profesionales aplicables.
3. CONOCIMIENTO, PERICIA Y
EXPERIENCIA
Las capacidades técnicas y las cualidades personales del auditor deberán
ser tales que aseguren la apropiada conducción y ejecución de los trabajos de
auditoría.
El auditor debe poseer los conocimientos, pericia y experiencia
esenciales para desempeñar sus tareas conforme a la naturaleza, importancia y
complejidad del cometido asignado.
Las cualidades exigidas suponen que, al momento de su incorporación, se
deben establecer criterios de apreciación sobre los antecedentes académicos y
experiencia de los postulantes, complementados con la posterior orientación en
el trabajo y la vigilancia de las inquietudes hacia el continuo
perfeccionamiento.
El conocimiento y la pericia profesional, individual y de conjunto,
deberá extenderse no sólo a las tareas de auditoría, sino que abarcará
actividades tales como: gerencia, economía, organización, finanzas públicas,
presupuesto, contabilidad, derecho, sistemas computarizados de información, y
otras materias que tengan relación con el producto que genera el organismo al
que sirve.
Asimismo, el auditor debe contar con aptitudes que le permitan mantener
una buena relación y comunicación con los restantes miembros de la organización
y aquéllas que son ajenos a ella. Esta habilidad de comunicación alcanza a la
oral y escrita, de forma que puedan transmitirse con claridad los propósitos,
requerimientos, conclusiones y recomendaciones surgidas de la auditoría.
El auditor debe preocuparse por mantener su competencia técnica en
permanente actualidad.
Esta actualización se refiere preferentemente a los avances en normas,
procedimientos y técnicas de auditoría, en general, y de la auditoría interna,
en particular.
Es necesario proveer su asistencia a conferencias, seminarios, cursos y
programas de capacitación, dentro de un proceso de educación continua.
El auditor efectuará sus auditorías con el debido cuidado profesional.
Esto supone que actuará aplicando la cautela, reflexión y debida atención a las
normas.
El referido cuidado incluye el propósito de hacer conocer la auténtica
exposición de su pensamiento y la convicción personal de que ella traduce la
verdad, tal como el auditor la percibe, sin inducir a otros a interpretaciones
distorsionadas.
Su labor se realizará prestando en su ejecución toda la atención y
concentración necesaria para su acabada conclusión, sin desmedro de la
diligencia y celeridad necesaria para dicho fin.
El auditor debe estar atento a las deficiencias en el control, a las
insuficiencias en los registros y en la contabilidad, a las operaciones
erróneas e irregulares, y a los resultados o situaciones que pueden ser
indicativos de aplicaciones inadecuadas o ilícitos, operaciones no autorizadas,
despilfarro, ineficiencia o falta de probidad en el ejercicio de las
actividades.
El debido cuidado profesional requiere que el auditor realice su trabajo
considerando especialmente:
a) El cumplimiento de las normas vigentes.
b) La importancia relativa y la significatividad de los asuntos que
aborda.
c) El alcance y los procedimientos de la auditoría, que definirá en
función a sus objetivos y riesgos organizacionales apreciados.
d) El uso y aplicación de las especialidades técnicas apropiadas a la
complejidad de cada auditoría.
e) Los riesgos de auditoría, que puedan derivar en una opinión incorrecta
por no haber detectado errores o irregularidades significativas.
f)
El análisis de la suficiencia, competencia y relevancia de las
evidencias recogidas en el examen.
g) La pertinencia y aplicabilidad de sus recomendaciones y conclusiones,
evitando formulaciones de carácter general.
h) El costo de la auditoría con relación a sus probables beneficios.
La responsabilidad por la prevención y detección de ilícitos y errores
descansa en la autoridad superior de un organismo, a través de un adecuado
diseño, implantación y operación de su Sistema de Control Interno.
Un control interno razonablemente eficaz reduce la probabilidad de
ilícitos y errores; no obstante, siempre existirá el riesgo de que tales
controles no operen según lo diseñado o bien puedan no ser efectivos con
relación a eventuales ilícitos cometidos por un nivel superior o que se origine
por colusión entre los empleados.
Debido a las características propias de la realización de una auditoría,
existe el riesgo de que algún ilícito pueda no descubrirse y, en menor medida,
algún error no sea detectado. El descubrimiento subsecuente de éstos no
significa en sí mismo fallas del auditor, si es que en su tarea ha aplicado
principios y procedimientos profesionales aceptables y ajustados a las
circunstancias en las que se desarrolló la auditoría.
El auditor deberá obrar con absoluta reserva, manteniendo y garantizando
la confidencialidad acerca de la información obtenido durante sus tareas, con
la amplitud y restricciones establecidas en la normativa vigente.
Esta norma determina que no debe divulgarse o ponerse en conocimiento de
otras personas, que no sean las competentes, la información lograda por el
auditor como consecuencia de su desempeño profesional en una entidad
gubernamental. Ello incluye comentarios orales o por escrito de aquello que
debe mantenerse en reserva, hasta el momento de su debida exposición.
Además se deberá mantener cuidado en la custodia y en el acceso a la
documentación propia del auditor y del ente.
II. ORGANIZACION Y REALIZACION DEL
TRABAJO DE AUDITORIA
Los documentos de las jurisdicciones o entidades donde operan unidades de
auditoría interna, tales como las leyes de creación, estatutos, acciones y
responsabilidades de las estructuras organizativas o similares, deben prever
normas acerca de las funciones asignadas a aquéllas, conforme a lo reglado en
la Ley 24.156 y su reglamentación.
Por otra parte, la máxima autoridad de los organismos de control (UAI y
SIGEN) debe formalizar mediante documentos escritos aquellos lineamientos,
procedimientos y métodos de trabajo que regulen el funcionamiento de la
auditoría, para guía del personal y su debido control.
2. RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES
Para alcanzar los fines y metas establecidos para que el auditor pueda
asegurar sus juicios, minimizando la ocurrencia de errores por las tareas
efectuadas, éste debe tomar los recaudos necesarios en:
a) El diseño por escrito de los métodos de trabajo y las prácticas a
desarrollar. En ese sentido deberá poner atención en aspectos tales como el
proceso de determinación de los riesgos y la planificación, la definición de
los objetivos y alcance de las tareas, la administración de los recursos
asignados, la conformación de los equipos con los conocimientos necesarios, la
extensión de las pruebas, la comunicación de los resultados, el método de
dilucidación de las posibles controversias, etc.
b) La supervisión del trabajo de los miembros del equipo de auditoría
para asegurar que ha sido adecuadamente realizado y se ha cumplido con los
objetivos previstos al diseñar los procedimientos.
La supervisión adecuada debe comprender los siguientes aspectos:
— Proporcionar instrucciones a los miembros del equipo.
— Mantener informado sobre el avance de las tareas y los problemas que se
presenten.
— Revisar el trabajo realizado, dejando constancia de su intervención en
los papeles de trabajo.
— Ajustar el programa de actividades según los cambios observados en los
resultados y otras condiciones.
— Dilucidar diferencias de opiniones entre los miembros del equipo de
trabajo.
El grado de supervisión dependerá del nivel de complejidad de la
actividad y de la capacidad y experiencia de los integrantes del equipo.
La supervisión también debe garantizar:
— Que se han seguido los programas de trabajo aprobados, y que cualquier
alteración de éstos ha quedado debidamente justificada y aprobada.
— Que los papeles de trabajo están correctamente preparados y soportan
las observaciones, recomendaciones y conclusiones.
— Que se cumplen los objetivos de la auditoría en forma eficaz y
eficiente.
3. SELECCION Y EVALUACION DEL
PERSONAL
Se debe tomar intervención en la selección del personal que participará
de la tarea, para asegurarse que sus calificaciones y competencias respondan al
perfil requerido. La evaluación de los auditores debe ser un proceso continuo;
en este sentido se debe procurar brindar una oportunidad de capacitación y
desarrollo profesional permanente, a través de la asistencia y la guía en el
trabajo.
Cada contacto personal y cada informe, oral o escrito, deberá servir para
ir delimitando la opinión sobre las capacidades respectivas, y en oportunidad
de su evaluación se deberán considerar aspectos tales como:
a) Inclinación a la aceptación de responsabilidades.
b) Forma en que se planea, organiza y ejecuta el trabajo.
c) Aptitud, conocimiento y competencia técnica.
d) Manejo de relaciones con el resto de los integrantes del equipo y con
los usuarios del servicio.
e) Iniciativa y creatividad.
f) Objetividad, versatilidad y adaptabilidad.
g) Actitud hacia el trabajo.
h) Buen juicio y sentido común.
Periódicamente, el personal debe tomar conocimiento de los logros y
deficiencias, siendo una oportunidad propicia para brindar apoyo y orientación
a aquel que lo necesite.
Asimismo, se debe generar un clima que favorezca la calidad, la
creatividad y la responsabilidad de los miembros del equipo.
4. CONTRATACION DE ESPECIALISTAS
Cuando resulte necesario la incorporación de especialistas mediante
contratación para la realización de alguna tarea en especial, se debe evaluar
la capacidad, conocimientos, independencia de criterio y objetividad de los
postulantes.
Además, se deberá revisar la labor del especialista contratado y los
elementos de juicio utilizados para justificar sus observaciones y
conclusiones, evaluando así su idoneidad.
Los aspectos a ser tenidas en cuenta para la contratación y realización
de las tareas son, como mínimo, los siguientes:
a) Propósito y alcance de los trabajos.
b) Duración de las tareas y contenido específico del informe a emitir.
c) Procedimientos mínimos a aplicar.
d) Adecuación de las prácticas de auditoría a emplear, a las presentes
normas.
e) Confidencialidad y cláusulas restrictivas acerca de la información
obtenido durante la revisión.
f)
Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.
g) Acceso a los registros, personal y recursos de la labor.
h) Referencia o no en el Informe del Auditor al juicio del especialista.
i)
Acceso a otros controles que se decida realizar.
Se deberán establecer procedimientos que aseguren razonablemente el
control de la calidad del trabajo y la búsqueda de la mejora permanente a
través de la supervisión continua y la autoevaluación periódica.
En el caso de las Unidades de Auditoría Interna, la evaluación estará
basada en la supervisión y el autoexamen periódico de la calidad realizado por
el propio auditor interno titular. Se podrán realizar otras verificaciones al
organismo a través del Comité de Control, o sobre aquello que pueda decidir la
autoridad superior.
La calidad del trabajo debe contemplar la observancia de las normas de
control interno y de auditoría dictadas por la SIGEN, y las normas legales y
otras complementarias aplicables en la materia.
La SIGEN incluirá las evaluaciones pertinentes acerca de la actividad de
la UAI. En el examen del trabajo de la Unidad de Auditoría Interna utilizará
procedimientos de análisis tales como la revisión de los planes y programas de
trabajo, de los papeles de trabajo y su ajuste a lo expresado en los informes.
Su revisión podrá cubrir algunas de las transacciones y procedimientos ya
examinados por el Auditor Interno, como elemento para juzgar la calidad de su
trabajo. Asimismo, pueden incluirse indagaciones a los funcionarios del
organismo, tales como las relacionadas con la actividad propia brindada por la
UAI en el desempeño de sus responsabilidades.
6. OBJETO, NATURALEZA Y ALCANCE DEL
TRABAJO
Es de competencia de la Auditoría Interna Gubernamental el examen
independiente, objetivo, sistemático y amplio del funcionamiento del control
interno establecido en las organizaciones públicas dependientes del Poder
Ejecutivo Nacional y del desempeño en el cumplimiento de sus responsabilidades
operativas, financieras, legales y de gestión, debiéndose formar opinión e informar
acerca de su eficacia, y de los posibles apartamientos observados.
El auditor utilizará métodos selectivos de observación y comprobación,
dado que, por su naturaleza y costo, podría resultar difícil verificar la
totalidad del universo sujeto a control. En tal sentido, se propicia la
utilización de herramientas tales como el análisis de riesgos y el muestreo
estadístico.
El alcance de la auditoría es integral y, por lo tanto, comprende:
a) La evaluación del funcionamiento del Sistema de Control Interno y de
las operaciones, incluyendo aspectos tales como la debida protección de los
activos y demás recursos, y de la existencia de los controles establecidos para
detectar y disuadir la ocurrencia de cualquier tipo de acción irregular.
b) La verificación de la correcta aplicación de la normativa vigente
(leyes, decretos, reglamentos, manuales, políticas, etc.).
c) El examen sobre la confiabilidad e integridad de la información
emitida.
d) La evaluación de la eficacia de la organización, en sus distintos segmentos
y operadores.
e) La evaluación de la economía y eficiencia en los diferentes procesos
operativos.
El campo de intervención y análisis se extiende a cualquier nivel,
función, sector, unidad, programa, actividad, proyecto, producto, proceso, registro,
transacción, contrato, etc., sin obviar la consideración de su funcionamiento
coordinado en el conjunto del sistema.
Durante la labor de auditoría se deberán obtener, acumular y examinar
evidencias válidas y suficientes con el fin de cumplir con los siguientes
propósitos:
a) Emitir una opinión acerca de la eficacia del sistema de control
interno imperante en el Organismo.
b) Poder concluir acerca de la eficacia en el logro de los objetivos
establecidos y el cumplimiento con la normativa.
c) Informar acerca del resultado de la gestión con relación a los
objetivos de economía, eficiencia y eficacia.
d) En relación a los desvíos observados, procurar identificar las causas
de las fallas detectadas, y efectuar recomendaciones con propuestas que
promuevan el cumplimiento de los procedimientos y el establecimiento de
prácticas aceptables.
Asimismo, dado que pueden presentarse situaciones derivadas de la
aplicación de normas específicas, solicitudes judiciales, denuncias, etc., que
demandan al auditor la necesidad de efectuar estudios o exámenes periciales,
éstos serán realizados utilizando los procedimientos, recursos profesionales y
métodos apropiados conforme su naturaleza y circunstancia.
8. PLANIFICACION DE LA ACTIVIDAD
El auditor debe realizar una planificación ordenada, sistemática y
documentada de su labor.
La planificación constituye el primer paso para el cumplimiento de las
metas y objetivos de la auditoría gubernamental y comprende la instancia donde
se procede a la asignación de recursos para la realización de las tareas.
Existen tres niveles de planificación: estratégica o plan global,
planificación anual, e individual para cada auditoría.
Las principales tareas para la elaboración del plan estratégico de
auditoría comprenden: la obtención y análisis de la información del organismo
sujeto a control, la presentación desagregada de sus componentes, la
determinación y evaluación de los riesgos, la selección de los proyectos de
auditoría, la previsión de los recursos para su realización y la presentación
ordenada de la estimación de su ejecución en el tiempo.
El plan estratégico podrá extenderse en más de un ejercicio fiscal para
el universo de los procesos o actividades, no debiendo exceder, en lo posible,
los cinco años.
Mediante los planes anuales se determinan los objetivos (proyectos) a
cumplir en cada uno de los ejercicios. El plan anual constituye una etapa para
el cumplimiento de las metas consignadas en el plan estratégico o global.
Los planes deben elaborarse contemplando la existencia de una cierta
oportunidad y flexibilidad en su determinación. Anualmente, será necesario
revisar el plan estratégico de auditoría y proceder a su actualización.
Los planeamientos deben ser documentados por escrito. El plan estratégico
y el plan anual deberán presentarse a consideración y aprobación de las
autoridades competentes. Las eventuales modificaciones significativas que se
realicen durante el ejercicio deberán ser conocidas y aprobadas por las
mencionadas autoridades.
Los planes elaborados por las Unidades de Auditoría Interna —tanto el
estratégico como el anual— deberán considerar los requerimientos específicos de
la autoridad superior y de la SIGEN, y se enviarán a ésta para su aprobación,
con la previa intervención de la mencionada autoridad.
También deberá elaborarse un plan para cada una de las auditorías a
practicar, a fin de permitir su apropiada conducción y supervisión. Ello
facilitará el avance de las tareas a través de las distintas etapas, el control
del tiempo insumido y consecuentemente, la apropiada utilización de los
recursos humanos y materiales.
El plan de cada auditoría deberá ser complementado con el respectivo
programa de trabajo.
Para la elaboración del plan y el programa de trabajo para cada auditoría
se realizarán relevamientos preliminares con el objeto de reunir información
acerca de las actividades a auditar (normativa del ente, estructura interna,
recursos humanos, actividades operativas, distribución geográfica, etc.).
El plan de trabajo de cada auditoría así como su respectivo programa
podrá ser modificado en función de los factores que acontezcan durante el
desarrollo de la misma.
9. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Los procedimientos de auditoría constituyen métodos analíticos de
investigación y prueba que los auditores deben utilizar en su examen, con el
objeto de obtener evidencias que le permitan fundamentar sus opiniones,
conclusiones y recomendaciones.
La elección de los procedimientos y técnicas de auditoría más adecuados
será decidida por el máximo responsable de la ejecución de la tarea, teniendo
en cuenta, fundamentalmente, el objetivo y el alcance de la misma y los riesgos
involucrados.
Para decidir la utilización de los procedimientos a aplicar, se deben
evaluar factores tales como:
—
La importancia del área, sector, materia, etc., objeto de examen.
—
El grado de fiabilidad de la información disponible.
—
El conocimiento general del funcionamiento de los sistemas y de los
controles existentes.
Los procedimientos de auditoría aplicables para la obtención de las
evidencias mencionadas comprenden, como mínimo, las siguientes actividades:
a)
Relevamiento: Representa el conjunto de actividades encaradas para
documentar en que forma se lleva a cabo un procedimiento.
b)
Revisión: Consiste en el análisis de las características que debe
cumplir una actividad, informe, documento, etc. Sirve para seleccionar
operaciones que serán verificadas en el curso de la auditoría.
c)
Confrontación: Consiste en el cotejo de información contenida en registros
contra el soporte documental de las transacciones registradas.
d)
Rastreo: Es utilizado para seguir el proceso de una operación de
manera progresiva o regresiva, reconstruyendo el flujo de actividades y
controles, a través de la documentación respectiva.
e)
Observación: Consiste en la verificación ocular de operaciones y
procedimientos durante la ejecución de las actividades de la entidad. Se la
considera complemento del relevamiento.
f)
Comparación: Consiste en establecer las diferencias entre las operaciones
realizadas y los criterios, normas, procedimientos y prácticas que se utilizan
habitualmente.
g)
Indagación: Consiste en la obtención de manifestaciones mediante
entrevistas a funcionarios y empleados o personas relacionadas con las
operaciones.
h)
Encuesta: Se formaliza mediante la utilización de cuestionarios
escritos sobre actividades u operaciones objeto de análisis.
i)
Cálculo: Se trata de la verificación aritmética de comprobantes,
documentos, etc., para evaluar su corrección y exactitud.
j)
Comprobación: Determina la verosimilitud de los actos y la legalidad
de las operaciones, autorizaciones, etc. mediante el examen de la documentación
respectiva.
k)
Certificación: Se refiere a la obtención de un documento en el que se
asevera la veracidad de un acto o hecho legalizado a través de la firma de un
funcionario autorizado.
l)
Inspección: Es el examen físico y ocular de ciertos activos tangibles
como ser bienes de consumo o de uso, insumos, obras, valores, etc., para
comprobar su real existencia y autenticidad.
m) Análisis: Es la separación de una operación, procedimiento o actividad
en sus elementos componentes, para establecer su conformidad con criterios de
orden normativo y técnico.
n)
Circularización: Procura obtener información directa y por escrito de
un sujeto externo a la entidad (persona u organización), que se encuentra en
situación de conocer la naturaleza y condiciones de la operación consultada, y
de informar válidamente sobre ella.
o)
Conciliación: Es el examen de la información emanada de diferentes
fuentes, con relación a la misma materia, a efectos de verificar su
concordancia y determinar de esa manera la validez y veracidad de los registros
e informes que se está examinando.
p)
Tabulación: Consiste en agrupar, sobre la base de determinados
criterios, datos obtenidos en distintas áreas o segmentos, para posibilitar la
derivación de conclusiones.
q)
Determinación de Razonabilidad: Se lleva a cabo a través de la
utilización de indicadores o tendencias sobre la evolución de determinados
comportamientos.
Adicionalmente, se pueden aplicar otros métodos que complementan a los
procedimientos y técnicas citados y que constituirán elementos auxiliares para
la selección y utilización de los mismos. Por su intermedio se identifican las
condiciones existentes, se establecen muestras del universo y se preparan los
resultados del trabajo realizado.
Entre estos métodos pueden señalarse:
a) Pruebas selectivas a criterio o juicio del auditor: Cuando con el
objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen, a juicio
del auditor se seleccione una muestra representativa del universo bajo
análisis.
b) Pruebas selectivas por muestreo estadístico: El mismo permite
cuantificar el grado de incertidumbre (riesgo) que resulta de examinar sólo una
parte del universo. Existen métodos matemáticos para determinar el tamaño
mínimo de la muestra necesaria para un conjunto.
El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la
combinación de prácticas y procedimientos según los riesgos y otras
circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente
certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.
En cada etapa se identificarán las herramientas a aplicar en cada
circunstancia, como ser con uso de computadoras u otros equipos de diversa
naturaleza, o bien métodos manuales de revisión, con empleo de cursogramas,
matrices de riesgo, cuestionarios o recordatorios, aplicando técnicas de
muestreo discrecional o de criterio, o a través del estadístico.
El auditor aplicará, en general, los procedimientos de auditoría sobre la
base de muestreo, o pruebas selectivas, tanto de los hechos y aspectos por
examinar como de las evidencias referidas a ellos, excepto que determinadas
circunstancias aconsejen lo contrario.
En el muestreo estadístico la selección se hará sobre la base de técnicas
que establecen la cuantía de unidades (cantidad de hechos, bienes, documentos,
etc.) a ser sometidas a muestreo, teniendo en cuenta el universo a considerar.
En cambio, en el muestreo de criterio la selección de la cantidad y
características de unidades elegidos se basará exclusivamente en el
discernimiento del auditor, el que estará vinculado con el conocimiento que
pueda tener del control interno vigente.
Tanto en el muestreo estadístico como en el de criterio, el auditor
deberá discernir qué margen de error considerará aceptable para cada selección
y, por lo tanto, su decisión descansará también en su conocimiento del control
interno vigente.
En cualquier caso, antes de resolver el método de selección a seguir, el
auditor debe considerar, del universo de su muestra, los hechos y aspectos
individuales de mayor significación (por su importe o por su relevancia dentro
del conjunto), los que examinará integralmente con particular atención y
cuidado.
El auditor debe ampliar adecuadamente el tamaño de las muestras e
investigaciones cuando los resultados obtenidos señalen cantidad de errores en
exceso de lo esperado, u otras irregularidades que revelen la presencia de
fallas graves de control interno o de desempeño en el organismo.
El auditor, al planificar su tarea, debe considerar el grado de
exposición o de riesgos potenciales referidos a posibilidades de comisión de
ilícitos e irregularidades en los diferentes segmentos y operaciones del
organismo.
El auditor ejecutará procedimientos de auditoría que le permitan obtener
razonable seguridad acerca del funcionamiento de los controles, basados en una
apropiada estimación del riesgo.
La probabilidad de identificar la existencia de errores es normalmente
más alta que la de hacerlo con los ilícitos, ya que éstos son ordinariamente
acompañados por acciones dirigidas a ocultarlos.
El auditor debe tener en cuenta que existen diversas condiciones y
eventos que incrementan la posibilidad de estar en presencia de actividades
irregulares:
a) Débil diseño del Sistema de Control Interno.
b) Incumplimiento de normas y procedimientos de control interno
establecidos.
c) Cuestionamientos a la integridad y competencia de la Autoridad.
d) Transacciones inusuales.
e) Impedimentos para obtener suficiente y apropiada evidencia de
auditoría.
Pueden constituir indicadores válidos las operaciones no autorizadas o
indebidamente conformadas, el incumplimiento de los controles establecidos, los
precios o cláusulas contractuales anormales o las diferencias significativas en
los inventarios. Ante ello, el auditor deberá adecuar, a su juicio, los
procedimientos complementarios a aplicar en su labor, teniendo en consideración
el tipo de posibles anomalías y la probabilidad de su existencia.
A menos que las circunstancias indiquen claramente lo contrario, el
auditor no puede asumir que la detección de solo un caso es aislada. Ante su
presencia, ajustará la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos
de detalle a aplicar.
En ejercicio de su actividad, la responsabilidad general del auditor
funcionario público está alcanzada por las normas generales en la materia.
En el desarrollo de la auditoría, su responsabilidad ante la detección de
indicios que hagan presumir la comisión de ilícitos consiste en:
a) Prestar debida atención a las situaciones que incrementan riesgos.
b) Informar a los niveles de autoridad pertinentes, para que lleven a
cabo las acciones que correspondan antes de extender la aplicación de
procedimientos de auditoría.
c) En determinadas circunstancias incluso puede ser requerido suspender o
interrumpir todo o una parte del trabajo de auditoría para no interferir con
las investigaciones que se lleven a cabo.
10. OBTENCION Y EVALUACION DE LAS
EVIDENCIAS
El auditor debe obtener siempre el nivel de evidencia necesaria que le
permita formar y sustentar sus juicios y afirmaciones. Además, deberá vigilar
que exista una adecuada relación entre los recursos insumidos en su obtención y
la utilidad de los resultados que espera conseguir.
Las evidencias se agrupan según sus características, siendo usual la
siguiente clasificación:
a) Físicas: Las obtenidas mediante inspección o visualización directa de
activos tangibles, personas, actos o procesos. Deben documentarse mediante
memorandos, fotografías, gráficos, mapas o muestras reales.
b) Documentales: Las mismas provienen de información contenida en
registros, actuaciones, cartas, contratos, facturas, informes, expedientes,
etc.
c) Testimoniales: Las resultantes de la información obtenido de las
personas que tienen conocimientos dentro y fuera de la entidad, comprenden a
las declaraciones recibidas en respuesta a las preguntas formuladas, tales como
encuestas, entrevistas, cartas de gerencia, etc.
d) Analíticas: Son las resultantes de cálculos, comparaciones,
estimaciones, estudio de índices y tendencias, así como la investigación de
variaciones y de transacciones habituales o no.
e) Informáticas: Se incluye a las contenidas en soportes electrónicos,
informáticos y telemáticos, así como los elementos lógicos, programas y
aplicaciones utilizados por el auditado.
Las evidencias que el auditor obtenga para fundamentar sus opiniones,
observaciones y recomendaciones deben ser competentes, relevantes y
suficientes.
La evidencia será competente en la medida en que sea consistente con el
hecho, es decir, confiable y válida. El auditor deberá considerar
cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez o integridad de la
evidencia y, de ser así, obtendrá evidencia adicional o revelará esa situación
en el informe de auditoría.
Constituyen criterios útiles que coadyuvan a determinar si una evidencia
es competente:
—
La evidencia de fuentes externas o independientes es más confiable que
la obtenido de la propia entidad.
—
La evidencia que se obtiene mediante el examen directo efectuado por el
auditor a través de la observación ocular, cálculo o inspección, es más
confiable que la recogida en forma indirecta.
—
La evidencia testimonial, que se obtiene en circunstancias que permiten
a los informantes expresarse libremente, merece más crédito que aquella
recibida en otras circunstancias.
—
La evidencia recogida de un sistema de control interno apropiado es más
confiable que la obtenido cuando dicho sistema de control es deficiente,
insatisfactorio o inexistente.
La evidencia será suficiente si la misma sustenta las observaciones del
auditor y si los resultados de las pruebas aplicadas proporcionan una seguridad
razonable para proyectar esos resultados, con un mínimo de riesgo, al conjunto
de actividades u operaciones.
Para determinar la suficiencia de la evidencia se utilizarán métodos
estadísticos, el criterio profesional o ambos en forma combinada.
La relevancia de la evidencia se refiere a la relación existente entre la
evidencia obtenido y el uso que se le puede dar.
La información utilizada para demostrar o refutar un hecho será relevante
si guarda una relación lógica y directa con ese hecho, y es importante para
poder demostrarlo.
Siempre que lo estime necesario, el auditor debe recibir de los
funcionarios del ente, declaraciones por escrito sobre la relevancia y
competencia de la evidencia obtenido. El objetivo de las mismas es confirmar
las expresiones verbales y comentarios emitidos por personal de la unidad y por
particulares. Además, reducen la posibilidad de que los asuntos objeto de
dichas expresiones o comentarios se interpreten erróneamente.
11. DOCUMENTACION DE LA TAREA.
PAPELES DE TRABAJO
La tarea efectuada por el auditor debe documentarse en papeles de
trabajo, de forma tal que permita respaldar las conclusiones y demás resultados
de su labor.
11.1. CONTENIDO, REQUISITOS Y
CARACTERISTICAS
El auditor deberá mantener un archivo completo y detallado de los papeles
de trabajo elaborados, en legajos preparados para tal fin.
Los principales propósitos de los papeles y legajos de trabajo son los
siguientes:
a) Documentar la tarea realizada.
b) Proveer la base para sostener las observaciones y conclusiones de la
auditoría.
c) Ayudar al auditor a ejecutar y a supervisar la labor de
auditoría.
d) Permitir la revisión de la calidad de la auditoría, al proporcionarle
al revisor la documentación escrita de la evidencia que respalda las opiniones
y conclusiones del auditor.
Los papeles de trabajo deben contener:
a) Los objetivos, el alcance y la metodología, incluso los criterios de
selección y muestreo utilizados.
b) La documentación necesaria acerca del trabajo realizado, incluso la
descripción de las transacciones, registros y documentación examinados que
permitan a cualquier auditor la corroboración de su labor.
c) Las constancias de las revisiones realizadas para supervisar el
trabajo efectuado.
d) Las evidencias del trabajo realizado por otro auditor —en copia—cuando
hayan sido utilizadas para evitar la duplicidad de esfuerzos.
e) Las limitaciones y obstáculos encontrados en el desarrollo de las
tareas de auditoría.
Atento a que los papeles de trabajo son el vínculo entre el trabajo de
campo y el informe del auditor, los mismos deben reunir determinados
requisitos:
a) Ser completos, exactos y contener información suficiente de modo que
para su comprensión no se requiera de otras explicaciones complementarias.
b) Contener evidencia suficiente del trabajo realizado y de las
conclusiones resultantes, facilitando la revisión y supervisión de las tareas.
c) Ser claros, comprensibles y detallados, incluyendo índices y
referencias adecuadas con el fin de resultar entendibles a cualquier tercero
idóneo en la materia.
d) Contener exclusivamente información pertinente y relevante para el
cumplimiento de los propósitos de la auditoría.
Los papeles y legajos de trabajo son susceptibles de normalización a
través del empleo de técnicas apropiadas (por ejemplo, el uso de tildes
comunes, marcas o notas, referencias, índices, etc.).
Los papeles de trabajo deben ser archivados sobre una base razonablemente
sistemática y se agruparán en legajos o carpetas que, de acuerdo a su
característica, se clasificarán en permanentes y corrientes.
El legajo permanente contendrá una serie de documentos que, por sus
características, podrán ser consultados durante la ejecución de cualquier
auditoría que se practique en un ente.
Los legajos corrientes incluyen los programas de trabajo con el detalle
de todos los procedimientos aplicables y la constancia del control de su
ejecución, y aquellos papeles de trabajo elaborados durante el desarrollo de
cada auditoría. De acuerdo a las características de la documentación contenida,
podrán considerarse como legajos principales o auxiliares.
La técnica de confección de papeles de trabajo hace recomendable que:
a) Deben ser elaborados en forma simultánea a la aplicación de cada
procedimiento, evitando postergar la anotación de la tarea realizada y de las
eventuales observaciones. Se debe prever que no será necesario recoger datos
adicionales en oportunidad de redactar el informe de auditoría.
b) Se deben aprovechar los registros del organismo, evitando la
transcripción de información contenida en ellos cuando puedan extraerse copias
útiles a tal efecto.
c) Deben prepararse facilitando la comprensión por quienes efectuarán la
supervisión de la tarea, permitiendo la verificación precisa y rápida de que
todos los procedimientos contenidos en el programa de trabajo se han cumplido.
Los elementos de juicio obtenidos y las explicaciones, comentarios y
observaciones deben encontrarse expuestos en forma clara y concisa.
Los papeles de trabajo pueden estar contenidos en diversos formatos,
tales como papel, cintas, discos, disquetes, películas u otros medios,
debiéndose mantenerlos protegidos contra riesgos de destrucción o de accesos no
deseados.
Los papeles de trabajo de las auditorías realizadas por la SIGEN son de
su propiedad, y los que se confeccionen con motivo de las tareas que realicen
las Unidades de Auditoría Interna son de propiedad del respectivo organismo; la
Unidad de Auditoría Interna será su depositaria.
11.3. PLAZOS PARA SU CONSERVACION
El plazo para la conservación de los papeles de trabajo será el que fijen
las normas legales y profesionales, y en ningún caso podrá ser inferior a diez
años.
12. ELABORACION DE OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES. TRASLADO AL AUDITADO. CONCLUSIONES
El auditor debe documentar todas las observaciones de auditoría surgidas
como consecuencia de su tarea, que merezcan ser comunicadas.
Se considera observación de auditoría aquella situación específica que
revela apartamiento a las normas o a prácticas estimadas razonables, surgida
como resultado de la evaluación de cuestiones tales como el sistema de control
interno vigente, actividades, programas presupuestarios, procesos, contratos,
normativa, etc., y que el auditor considera de importancia plantear para
conocimiento de los funcionarios competentes.
Para formular una observación conforme al objeto de su examen, el auditor
se valdrá de consideraciones tales como:
—
Su conocimiento profundo de los hechos y circunstancias, así como de su
juicio profesional.
—
La materialidad y la importancia relativa.
—
El impacto acaecido o probable.
Las observaciones de auditoría se obtienen a través de un proceso de
comparación entre "lo que es" (realidad) respecto de "lo que
debe ser" considerado una práctica aceptable o razonable (criterio). Las
mismas deben comunicarse de forma tal que no induzcan a conclusiones erróneas,
y su contenido estar justificado y respaldado por las evidencias de la labor
cumplida.
El auditor debe tener en cuenta las siguientes prácticas en la detección
y elaboración de las observaciones:
—
Identificar las deficiencias/desvíos detectados y su relevancia;
señalando, de corresponder, las causas que los originan.
—
Cuantificar, cuando sea posible y pertinente, la incidencia de tales
desvíos.
—
Dar cuenta de los posibles efectos y/o riesgos a los que se expone la
conducción, de mantenerse la situación observada.
—
Agrupar las observaciones conforme las materias y componentes del
control interno a los que refieren.
—
Evaluar y mencionar el posible impacto de las observaciones en la
presentación de la información del ente (presupuestaria y contable), cuando la
naturaleza de lo observado así lo justifique, cualquiera haya sido la auditoría
realizada.
Al presentar un estado de las observaciones se deberá indicar cuáles
provienen y se mantienen de auditorías anteriores y cuáles surgen de la nueva
comprobación realizada, cuando así corresponda.
Conjuntamente
con la exposición de las observaciones, el auditor deberá esbozar la
recomendación de los posibles pasos a seguir para procurar corregir las
falencias detectadas y así poder regularizarlas oportunamente.
Las recomendaciones que efectúe el auditor deben entenderse como un
servicio a toda la organización, ya que el objeto principal de los exámenes
está dirigido a la mejora de los sistemas y actos de gestión, y deben procurar
incrementar la eficiencia y eficacia del organismo y la de sus mecanismos de
control interno.
Cuando algunos de los problemas revelados por la auditoría puedan tener varias
soluciones posibles, ninguna superior a la otra según los elementos de juicio
disponibles, no se debe optar por proponer una única solución, sino presentar
las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
Las recomendaciones deberán exponerse aún en los casos en que las
acciones correctivas hayan sido prometidas o iniciadas pero no terminadas.
La recomendación formal proporcionará una base para el seguimiento
posterior por parte de la Unidad de Auditoría Interna, la SIGEN u otros
auditores, sobre la posible acción correctiva llevada a cabo por los
funcionarios y operadores competentes.
Las observaciones y consiguientes recomendaciones deben requerir la
opinión del auditado o de sus superiores, debiéndose señalar posteriormente la
aceptación o discrepancia por parte de los mismos; en caso de corresponder, se
solicitará conocer el plan correctivo, es decir el compromiso asumido y el
plazo estimado para su regularización.
El auditor debe asegurarse que los operadores e informantes afectados,
así como los superiores responsables de éstos, concuerden con lo esencial de
las observaciones remitidas o bien emitan claramente sus reparos.
Uno de los propósitos que se persigue al tratar las observaciones y
recomendaciones con los afectados y con sus superiores responsables, es tener
la certeza de que el auditor no ha omitido hechos o no ha razonado con
imprecisión. Con esto se logra que el auditor confirme las evidencias o bien
obtenga datos que se hubieran omitido durante la tarea de auditoría, por
reticencia de los informantes o por no haber encarado debidamente la
evaluación, y que originen la cancelación de la observación por resultar
improcedente o de escasa relevancia. El rápido conocimiento de las
observaciones surgidas de la tarea de auditoría por parte de los sectores
involucrados, agiliza también la toma de decisiones correctivas, sin necesidad
de esperar a la emisión del informe final del auditor.
Cuando el auditor no comparta una disidencia manifestada por escrito por
el auditado, debe dejar constancia de esta situación.
Las observaciones que describan posibles ilícitos cometidos por los
agentes, que el auditor haya identificado, pueden no ser puestas en
conocimiento previo de los imputados, sino comunicadas directamente a la
autoridad superior competente. Si fuera ésta la involucrada, entonces
corresponderá elevarlas directamente a la SIGEN para que esta tome la acción
correspondiente.
Cada una de las conclusiones contenidas en los papeles de trabajo son
opiniones técnicas, fruto del razonamiento basado en las evidencias, que
constituyen una de las partes sustanciales de la labor y que deben responder a
lo requerido en el objeto de la auditoría.
La inexistencia de observaciones o su existencia y valoración como
significativas, servirán para fundamentar las conclusiones que formule el
auditor, las que estarán basadas en la realidad observada en forma objetiva e
independiente.
Por ello, la conclusión final u opinión es la expresión que el auditor
expone, indicando el grado de desvío u observancia encontrado sobre el óptimo
aceptable, conforme a las evidencias respaldatorias y a su juicio profesional.
La comunicación del resultado final de cada auditoría realizada será
efectuada mediante informe escrito firmado.
La excelencia de la auditoría gubernamental se mide por la calidad de sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones, e indirectamente por el logro en
que las primeras sean subsanadas y generen la correspondiente modificación de
conductas. Por lo tanto, es imprescindible que los informes se preparen con la
prontitud necesaria para que los comentarios, cuestionamientos o
recomendaciones lleguen con oportunidad al destinatario y le permitan actuar en
consecuencia.
La fecha de entrega de los informes se fijará con antelación al comienzo
del trabajo, y de acuerdo con las circunstancias que determina la auditoría,
pudiéndose elaborar informes parciales cuando la importancia de su objeto así
lo justifique.
La fecha de los informes debe ser inmediata a la finalización de la tarea
de campo de la auditoría.
La responsabilidad final de la presentación del informe está a cargo del
responsable máximo del órgano de auditoría.
1. CUALIDADES DEL INFORME DE AUDITORIA
El informe debe elaborarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1.1. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO
Los asuntos de los que trata el informe escrito deben tener suficiente
importancia para justificar su inclusión y la atención de los funcionarios a
los que va dirigido. Deben evitarse los temas de una importancia relativa
menor.
El informe debe dar cuenta de todos los aspectos comprendidos y
resultantes de la labor de auditoría, brindando la información necesaria para
la adecuada interpretación de los temas tratados.
Si bien el informe debe ser conciso, contendrá los antecedentes
suficientes sobre los objetivos y alcance del trabajo, la descripción de las
observaciones, recomendaciones, la opinión del auditado y la conclusión u
opinión del auditor, teniendo en cuenta una perspectiva adecuada.
El auditor debe partir del supuesto que el lector no tiene conocimiento
de la materia analizada; por lo tanto, el informe explicará suficientemente los
hechos o circunstancias, y expondrá sus recomendaciones y conclusiones con
claridad.
Su propósito es generar una acción constructiva, ayudar al auditado y a
la organización y conducir a la obtención de mejoras que resulten necesarias.
Debe emitirse sin retraso, a fin de permitir una rápida acción
correctiva.
La oportunidad siempre es importante y más aún cuando el informe se
refiere a temas tales como malversación de recursos, transacciones ilegales,
acciones de responsabilidad y otras fallas en la protección del interés
público.
La objetividad se obtiene brindando información real y libre de
distorsión. Las observaciones, recomendaciones y conclusiones deben expresarse
de forma imparcial.
Las observaciones y conclusiones del informe deben estar sustentadas por
evidencia válida y suficiente, que conste en los papeles de trabajo. Se deben
preparar informes que reflejen la realidad de la mejor manera posible, sin
inducir a error, y enfaticen sólo aquello que necesita atención.
Cuando el auditor tiene evidencias que su informe contiene un error, debe
evaluar la necesidad de emitir un informe rectificativo, para su distribución
entre todos aquellos que recibieron el informe anterior.
El requisito de equidad se refiere a la necesidad de ser justos e
imparciales en las manifestaciones del informe, de manera que los destinatarios
estén razonablemente seguros que el mismo es digno de crédito.
Si en algunos de los trabajos no es posible llegar a efectuar toda la
labor necesaria para verificar la corrección de la información brindada, se
debe señalar la fuente que la originó e incluir la salvedad necesaria.
Las observaciones se presentarán de manera convincente, y las
recomendaciones y conclusiones deberán inferirse lógicamente de los hechos
presentados.
Los datos contenidos en el informe deben ser suficientes para convencer a
los lectores de la importancia de las observaciones, la conveniencia de aceptar
las recomendaciones y la razonabilidad de las conclusiones. El auditor debe
estar preparado para dar pruebas concretas de todas y cada una de las
manifestaciones contenidas en su informe.
Los informes deben ser redactados de manera clara y con un ordenamiento
lógico. Estas características se relacionan directamente con la eficacia de la
comunicación.
Se debe partir del supuesto que los lectores no tienen conocimientos
técnicos sobre la materia. Cuando se usan giros y siglas no familiares, se los
debe definir claramente.
Debe evitarse el lenguaje excesivamente técnico y brindar información de
apoyo para la comprensión de los temas complejos. Se debe limitar la repetición
de conceptos y descripciones, en la medida que ello contribuya a la
comprensión.
Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad más
elevada de captar la atención y generar acciones eficaces.
Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios que
desalienten o confundan al lector.
Solamente cuando sea conveniente para la ampliación y comprensión de la
información incluida en el cuerpo del informe, se incorporarán como anexos
información complementaria, gráficos u otras herramientas que se consideren
apropiadas.
El tono del informe debe buscar una reacción de aceptación a las
recomendaciones y conclusiones; por ende, debe ser de tipo constructivo.
Las observaciones se presentarán con un lenguaje que no genere una
posición defensiva u oposición. Aunque a menudo una observación significa un
apartamiento a una práctica deseable, debe hacerse su mención procurando poner
énfasis en los beneficios de las mejoras.
Debe evitarse adjetivar y/o acentuar en demasía las deficiencias y
presentarlas en una justa perspectiva que las señale sin exagerar (excepto
casos de notorias y costosas irregularidades), a fin de canalizar e impulsar
las correcciones.
Asimismo, se deberán mencionar, cuando sea el caso, los logros más
destacados observados en la entidad y las fortalezas de aquellas áreas o
situaciones que así lo demuestren.
2. CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE
AUDITORIA.
El informe final de auditoría debe estar conformado por un Informe
Ejecutivo y un Informe Analítico. En ellos se habrá de volcar el detalle de las
observaciones, recomendaciones, la opinión de los auditados y demás datos
considerados relevantes para informar el resultado de la auditoría.
El objetivo del Informe Ejecutivo es el de comunicar y alertar a las
máximas autoridades las principales observaciones derivadas de la labor. Este
debe preceder al Informe Analítico, y contendrá una exposición clara, breve y
concreta de las observaciones y recomendaciones más relevantes, y la síntesis
con la conclusión final a la que se haya arribado al cabo de las tareas de
auditoría.
Por su parte, el Informe Analítico es un informe amplio que describe el
objetivo de la auditoría, el alcance de la tarea, las limitaciones a dicho
alcance, en el caso de existir, y el marco de referencia, de acuerdo a los
siguientes conceptos:
— Objetivo de la auditoría: consiste en el análisis y/o evaluación de la
materia —objeto— previamente identificada, con la finalidad específica
determinada.
—
Alcance de la tarea: se enunciará que la tarea fue realizada de acuerdo
con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, aplicándose los
procedimientos de auditoría allí enumerados u otros que se consideraron
necesarios en la circunstancia. Asimismo, se especificará la fecha de inicio y
de finalización de las tareas en el campo, identificando el período cubierto
por el examen.
—
Limitaciones al alcance: en caso en que el objetivo no haya sido
alcanzado en su totalidad por motivos atribuibles al auditado o a
condicionantes externos, deberán indicarse los hechos que limitaron el alcance.
—
Marco de referencia: se incluirá una sucinta información sobre el
programa, área, actividad, contrato, operación, etc., que ha sido objeto de la
auditoría.
Asimismo, en el Informe Analítico se incluirán detalladamente cada una de
las observaciones surgidas de la labor, las recomendaciones o sugerencias para
subsanar las mismas, la opinión del auditado respecto de aquéllas, y la
conclusión o manifestación final resultante de las tareas llevadas a cabo por
el auditor, conforme las normas anteriormente establecidas.
3. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES
El auditor debe vigilar el cumplimiento de las instrucciones impartidas
por las autoridades superiores de cada jurisdicción o entidad y demás sectores
involucrados, dirigidas a solucionar las falencias expuestas como observaciones
en los informes de auditoría.
Si bien el auditor no es el responsable de tomar las acciones para
mejorar los controles y/o superar los incumplimientos normativos, su actuación
debe propender a la modificación de conductas y al apoyo de la mejora de la
gestión. Esto debe verificarse a través del seguimiento efectivo que lleve a
cabo, de las falencias expuestas en los informes anteriormente emitidos.
Al efecto se deberán mantener bases de datos, actualizadas y
documentadas, conteniendo todas las observaciones y recomendaciones efectuadas
con motivo de la labor.
El seguimiento periódico le permitirá al auditor asegurarse respecto de
la adopción de medidas adecuadas con relación a los hechos verificados, y si
resultan fuente de información para la realización de nuevas auditorías. Al
vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas, se podrá evaluar no sólo lo
acertado del asesoramiento, sino también si los resultados obtenidos de tales
soluciones se corresponden con las expectativas.
Dicho seguimiento sobre el estado de corrección de las observaciones se
realizará mediante constatación de la implantación de medidas adecuadas a
través de una nueva auditoría o sobre la base de un examen especial. También se
podrá recurrir a solicitar información a los sectores a cargo de tomar las
acciones y realizar pruebas selectivas de verificación de las mismas, conforme
a la envergadura de los temas de que se trate.
La autoridad superior de la jurisdicción o entidad auditada debe estar
informada del estado de corrección de las observaciones. Si se diera el caso de
que aquélla no aceptara, bajo su responsabilidad, la validez de las
recomendaciones del auditor y decidiera no ordenar la implantación de las
soluciones o medidas correctivas que aconseja el mismo en su informe, se debe
procurar obtener el fundamento documentado de tal decisión. En esa
circunstancia, se deberá evaluar la inclusión del cuestionamiento u objeción,
es decir, el señalamiento de no haberse corregido las observaciones
identificadas, en un nuevo informe de auditoría.
De todas maneras, deberán mantenerse en carpeta todas las recomendaciones
no aceptadas por la superioridad del ente, junto con las evidencias de su
seguimiento.
CARACTERISTICAS PROPIAS DE CADA
AUDITORIA
1. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS
SISTEMAS
Los organismos públicos deben contar con sistemas que tengan incorporados
instrumentos idóneos de control interno, a fin de favorecer el cumplimiento de
sus metas y objetivos, provean la emisión de información financiera y operativa
oportuna y confiable, que coadyuve a la eficacia, eficiencia y economía de las
operaciones, el cumplimiento de la normativa y la protección adecuada de
activos y recursos, incluyendo acciones tendientes a la detección y disuasión
de fraudes y otras irregularidades.
Por lo tanto, la auditoría del control interno de los sistemas tiene por
objeto examinar y evaluar la calidad y suficiencia de los controles
establecidos por el ente para lograr el mejor funcionamiento de aquéllos. El
auditor deberá formarse opinión e informar acerca de la razonabilidad de tales
controles, dando cuenta de los apartamientos observados y recomendando las
propuestas para su mejoramiento.
Es importante señalar que, a diferencia de otras auditorías —donde el
conocimiento del control interno es un medio para su concreción—, para la labor
de auditoría del control interno de los sistemas, el examen, y las propuestas a
efectuar para el logro del funcionamiento adecuado del mismo, será el objeto
principal de la labor.
La auditoría del control interno debe aplicar procedimientos tendientes a
evaluar sus componentes, a saber:
a) Ambiente de control
b) Apreciación del riesgo
c) Actividades de control
d) Información/comunicación
e) Supervisión
Se debe analizar y comprobar el funcionamiento del sistema, teniendo en
cuenta los objetivos del control interno que se incluyen a continuación:
a) La emisión de información financiera y operativa confiable, íntegra,
oportuna y útil para la toma de decisiones.
b) El cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
c) La protección de los activos y demás recursos, incluyendo actividades
para la disuasión de fraudes y otras irregularidades.
d) El conocimiento, por parte de la Dirección Superior, del grado de
consecución de los objetivos operacionales, sobre la base de la aplicación de
criterios de eficacia, eficiencia y economía.
La tarea tendrá por objeto, fundamentalmente, determinar y concluir si el
referido Sistema se ha estructurado de tal manera que proporcione un grado
razonable de seguridad para el cumplimiento de los mencionados objetivos.
En todos los casos, el auditor deberá informar aquellas cuestiones que se
apartan de un razonable funcionamiento y que, por ende, deberían ser subsanadas
por las autoridades, efectuando recomendaciones en tal sentido y sugiriendo los
métodos de corrección de las deficiencias.
Cuando el objeto de la auditoría del control interno se relacione con los
sistemas computadorizados de información, se contemplarán, además, tareas
específicas sobre este particular, tales como:
a) La planificación, el desarrollo y la implantación de los sistemas
utilizados para programar, organizar, ejecutar y controlar las operaciones.
b) La información producida por los sistemas y su pertinencia,
confiabilidad y oportunidad.
c) La reglamentación básica de cada sistema, su implantación y la
divulgación de la misma entre los usuarios.
d) Los mecanismos de control interno previo y posterior incorporados en
los sistemas.
e) Los recursos idóneos identificados y disponibles para garantizar la
continuidad de las operaciones en casos de contingencias o desastres.
f) El programa de adiestramiento al personal de sistemas de información,
sus usuarios y los auditores internos.
g) La satisfacción que los sistemas brindan a los usuarios.
El examen del control interno se llevará a cabo a través de las
siguientes acciones:
a) Planificación.
b) Conocimiento de los componentes del control interno.
c) Identificación y evaluación de riesgos.
d) Prueba de la eficacia de los procedimientos de control.
e) Elaboración de observaciones y emisión de informes.
f) Actividades complementarias.
La auditoría se realizará teniendo en cuenta una planificación basada en
el análisis de los riesgos para el cumplimiento de los principales objetivos
organizacionales en la materia, evaluando además los riesgos propios de cada
una de las unidades organizativas, sistemas, procesos y responsabilidades
relevantes de operación y gestión del organismo.
Si bien el alcance del mandato es amplio, deberán seleccionarse
cuidadosamente aquellas áreas más sensibles, eligiendo procedimientos y pruebas
de funcionamiento de los controles que se consideren relevantes para arribar a
una conclusión general en el menor lapso posible.
El Planeamiento Estratégico de Auditoría deberá consignar como objetivo
final la emisión de una conclusión u opinión global sobre el universo del
control interno de los sistemas, tomando al organismo en su conjunto. El
Planeamiento Anual expresará los proyectos de auditoría mediante los cuales se
arribará al referido objetivo final.
b) CONOCIMIENTO DE LOS COMPONENTES
DEL CONTROL INTERNO
Para el examen y evaluación de cada uno de los componentes y
subcomponentes de la estructura del control interno imperante, deberá cumplirse
con la respectiva actualización de la información anterior disponible,
considerándose las medidas tomadas respecto de las observaciones resultantes
desde la última auditoría practicada o surgidas de informes de otros auditores,
si las hubiere; consultas personales a los funcionarios apropiados; lectura de
manuales de procedimientos, de sistemas, etc., en uso en el organismo; examen
de documentos y archivos, y observación de las actividades desarrolladas.
En el caso de sistemas informatizados, se deberá relevar la estructura
funcional y física de los mismos, la arquitectura del hardware, el software,
las redes, los aplicativos para los usuarios, etc.
La tarea realizada será documentada a través de alguno de los métodos
tradicionalmente aplicables: encuestas, diagramas de flujo, cuestionarios,
narrativa, etc.
c) IDENTIFICACION Y EVALUACION DE
RIESGOS
Reunida la información anterior, el auditor estará en condiciones de
analizar y determinar para cada objetivo:
a) Si el sistema de control ha sido correctamente planeado, con una
estructura orientada por la apreciación de los riesgos que debe enfrentar el
organismo. Ello implica interrogarse, por ejemplo ¿qué tipos de errores o
irregularidades pueden producirse? (riesgos), ¿qué mecanismos de control pueden
detectarlos y evitarlos?, ¿qué deficiencia, error o irregularidad potencial no
se encuentra contemplada en las actividades de detección o prevención vigentes?
b) Si los procedimientos establecidos son adecuados, operan efectivamente
facilitando el control y resultan suficientes para prevenir o detectar errores
e irregularidades.
Para ello el auditor se deberá apoyar en las normas generales de control
interno, los criterios aceptados como de buenas prácticas, su criterio profesional
y el sentido común.
La labor se debe concentrar en aquellos controles considerados clave para
lograr el cumplimiento de los objetivos. El uso de matrices de riesgo es útil a
tales efectos.
En esta etapa el auditor debe:
a) Identificar los controles existentes en cada una de las áreas o
sistemas relevantes de la organización.
b) Identificar la ausencia de controles clave y las debilidades de los
existentes.
c) Determinar los errores importantes que de ello pudieran resultar.
) PRUEBA DE LA EFICACIA DE LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
El auditor procederá a realizar comprobaciones del funcionamiento de los
controles de los sistemas para asegurarse que han estado operando en forma
adecuada en el lapso seleccionado para la auditoría. Es decir, se deberá
verificar:
a) Que los mecanismos de control están operando apropiadamente (pruebas
de procedimiento).
b) El grado de eficacia con que los niveles apropiados de la
administración realizan el ejercicio directo del control sobre los recursos:
humanos, materiales y financieros.
e) ELABORACION DE OBSERVACIONES Y
EMISION DE INFORMES
El auditor deberá estar en condiciones de identificar deficiencias en el
diseño y operación de la estructura del control interno de los sistemas, así
como en el funcionamiento de los controles y, de proceder, informarlo a los
niveles competentes, conjuntamente con las propuestas para su mejora mediante
su inclusión en los informes ejecutivo y analítico correspondientes.
f) ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Debe considerarse que la existencia de un adecuado control interno es una
condición, no una garantía, para que un organismo haya dado efectivo
cumplimiento, en su desempeño, a sus objetivos operativos, financieros,
normativos y de economía, eficiencia y eficacia de la gestión.
Por lo tanto, para comprobar con mayor profundidad el funcionamiento real
de este desempeño y cumplir con el mandato del control asignado a la auditoría,
puede resultar necesario complementar los exámenes del control interno,
mediante la realización de otras actividades de auditoría.
El pensamiento tradicional en materia de gestión pública
se encuentra en un importante proceso de cambio, transitando de una concepción
funcional o por actividades, a otra de evaluación o medición por objetivos o
resultados.
En la primera se busca la identificación de erogaciones o gastos en
insumos de cada actividad que hace a la función (salud, justicia, educación,
etc.), sin presentar mediciones a través de resultados; en la segunda, se
identifican las actividades con sus objetivos, insumos y productos.
Debe reconocerse la importancia del contenido financiero en la actividad,
pues la asignación y uso de los fondos dependerá de su restricción o
disponibilidad.
La auditoría de gestión procurará proporcionar una base para mejorar la
asignación y el manejo de los recursos por parte del sector público, llevando a
cabo una administración más racional de los mismos.
2.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
La auditoría de gestión tiene por objeto el examen sistemático de los
comportamientos sustantivos relacionados con la economía, eficacia y eficiencia
de las operaciones en el conjunto de una organización, o en una función,
programa, proceso o segmento de la actividad pública.
Su alcance también incluye el análisis de la calidad de los bienes y
servicios producidos, y la satisfacción del ciudadano, así como la forma en que
se cumplieron los diversos tipos de responsabilidades.
En la evaluación de la gestión de las operaciones se requiere la
consideración y valoración de la interacción de los siguientes factores:
Organización, Objetivos y Metas, Insumos, Operaciones, Productos y Resultados.
También deben evaluarse las herramientas y la acción desarrollada por los
niveles competentes de la administración para el cumplimiento de las fases de
Planeación, Ejecución y Evaluación, y llevar adelante sus respectivas
responsabilidades.
La auditoría de gestión tiene el propósito de responder a cuestiones
tales como:
a) Si los objetivos y metas fijadas han sido logrados de forma económica
y eficiente.
b) Si se están llevando a cabo exclusivamente aquellos programas o
actividades legalmente autorizados.
c) Si se están realizando evaluaciones competentes y válidas en los
niveles apropiados acerca del impacto o efecto logrado por los programas y
actividades.
d) Si las entidades del sector público y sus autoridades controlan y
evalúan la calidad de los servicios que prestan o bienes que proporcionan, así
como el grado de satisfacción de los usuarios, y el impacto de su gestión.
e) Si los recursos (financieros, materiales, humanos, etc.) se adquieren,
protegen y emplean de manera económica y eficiente.
f) Si se respetan las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a
las operaciones, así como con los planes, políticas, normas y procedimientos
establecidos.
g) Si el organismo y sus miembros integrantes cumplieron adecuadamente
con sus deberes y responsabilidades, en el sentido que les han sido asignados,
y rinden cuenta de los resultados de su gestión.
Debe puntualizarse que tales actividades no incluyen la revisión de las
políticas gubernamentales ni la eficacia de esas políticas para el logro de las
metas y objetivos propuestos.
2.3. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS
CONTROLES
Las pruebas de cumplimiento de los controles de la gestión tienen por
objeto emitir una opinión acerca de si las operaciones y procedimientos
sustantivos implementados en el organismo se han llevado adelante de acuerdo
con las normas, disposiciones y directivas vigentes; son de aplicación efectiva
y permiten un adecuado control de las actividades.
De esta forma, al llevar a cabo su tarea, el auditor deberá analizar y
poder concluir acerca del accionar de la entidad y si ésta ha dado cumplimiento
a la legislación pertinente y a toda otra normativa identificada con su objeto,
informando acerca de los apartamientos comprobados.
De las pruebas de cumplimiento de los controles podrán surgir sugerencias
de reformas que se consideren relevantes para el mejor accionar y cumplimiento
de los objetivos de la entidad.
En cualquier actividad el auditor debe estar alerta respecto de aquellas
situaciones que indiquen posibles actos irregulares. Cuando existan sospechas
de ilícitos, se deben realizar pruebas suficientes para determinar si se
presentan causas razonables para sustentar la sospecha y, en caso de que así
fuere, informar a las autoridades pertinentes.
Durante la etapa de planificación de la auditoría, el auditor debe
conocer razonablemente el marco normativo perteneciente a la entidad auditada,
la confiabilidad que le merece el sistema de control interno, a efectos de
analizar la significación de los riesgos asociados y seleccionar de manera
eficaz los controles que han de ser objeto de auditoría.
Las pruebas de cumplimiento de los controles deben contemplar:
a) La legislación general y la específica aplicable a la entidad, que
tiene su origen fuera de ésta y constituye el marco normativo externo;
b) Las disposiciones internas, es decir los procedimientos emanados de la
propia organización auditada, para su necesario ordenamiento.
Si bien en la mayoría de los casos no será factible que el auditor revise
el universo de normas que tenga relación con la entidad auditada, es su
responsabilidad que se determinen los controles a realizar, teniendo en cuenta
los riesgos evaluados, en forma responsable y razonada Los procedimientos de
auditoría aplicables incluyen:
- Definición del universo auditable: comprende el conjunto de
transacciones homogéneas sometidas a las pruebas de control.
- Determinación de la unidad de muestreo: representa cada uno de los
elementos individuales que componen el universo.
- Definición del período que cobre la prueba.
- Determinación de la razonabilidad del período seleccionado para la
prueba con relación al tamaño del universo.
- Establecer el método a utilizar en el muestreo.
- Cálculo del tamaño de la muestra: corresponde determinar el grado de
representatividad de la misma.
- Selección de la muestra: ésto podrá realizarse a través de métodos al
azar o con criterios sistemáticos.
- Realización del muestreo: consiste en la ejecución de la prueba sobre
la base de la muestra establecida.
- Evaluación de los hallazgos, errores o salvedades: tiene como finalidad
específica determinar el margen de dispersión de los procedimientos aplicados
con relación a los establecidos.
- Interpretación de los resultados: comprende la proyección de la muestra
al universo, en función de los resultados obtenidos en la prueba.
2.3.1. EVALUACION DE LA ECONOMIA
La eficacia es el principal aspecto a evaluar, ya que valora el grado en
que el organismo está cumpliendo con sus fines y metas establecidos.
Su medición procurará determinar en qué medida se alcanzaron los
objetivos de producción del organismo, sus programas, proyectos, obras,
operaciones, actividades, etc., para poder concluir si el mismo produjo sus
bienes o prestó sus servicios en la cantidad, calidad y oportunidad adecuada y
de conformidad con los objetivos fijados.
Durante el examen se debe verificar:
a) Que sus autoridades controlen y evalúen razonablemente la calidad de
los servicios que prestan o bienes que proporcionan, así como el grado de
satisfacción de los usuarios.
b) Que se emiten informes relativos a la eficacia (válidos y confiables),
que son canalizados apropiadamente a los centros decisorios.
c) Que el organismo ha cumplido con las normas aplicables.
d) Que no se han advertido procedimientos o prácticas irregulares.
2.3.2. EVALUACION DE LA ECONOMIA
El examen dirigido a la evaluación de los aspectos relacionados con la
economía, alcanza a cualquiera de los insumos (materiales, financieros,
tecnológicos, humanos), adquiridos o incorporados al ente.
El objetivo de la tarea estará dirigido a evaluar si el organismo tuvo a
disposición los recursos necesarios conforme a lo programado, en la cantidad y
calidad apropiada, cuando fueron necesarios, y al menor costo posible.
Durante la tarea se debe analizar si:
a) Se aplicaron políticas y prácticas idóneas para efectuar las
adquisiciones de sus insumos.
b) Se protegieron y conservaron adecuadamente sus recursos.
c) Se emitieron informes válidos y confiables relativos a la economía de
los mismos y que los informes fueron apropiadamente canalizados a los centros
decisorios.
d) No se advirtieron procedimientos o prácticas irregulares.
2.3.3. EVALUACION DE LA EFICIENCIA
Tiene por objeto examinar la optimización por parte del organismo del uso
de los recursos para la consecución de sus resultados. Una operación es
eficiente cuando logra el máximo producto de una calidad o característica
específica que se puede obtener con una cantidad determinada de insumos, o bien
requiere el mínimo de los insumos necesarios para la producción o la prestación
de un servicio en cierta cantidad y con determinada calidad.
Las principales acciones estarán dirigidas a concluir acerca del grado en
que se están logrando o se han logrado los resultados o beneficios previstos
por las autoridades, y si el organismo optimiza los recursos (personal,
instalaciones, tecnología, etc.) para producir bienes o prestar servicios, en
la cantidad, calidad y oportunidad apropiados.
En tal sentido se deberá analizar, entre otros aspectos, si:
a)
Se evitó la duplicación de esfuerzos, los trabajos de poca o ninguna
utilidad, la falta de coordinación, los sobredimensionamientos o la
subutilización de recursos.
b)
Existen programas o actividades que se interfieren o duplican.
c)
La Entidad consideró alternativas para el logro de las metas previstas
a un menor costo.
d)
Se utilizaron procedimientos administrativos eficientes.
e)
Existieron prácticas inapropiadas o que pueden considerarse
despilfarros.
f)
Existen unidades, funciones o tareas que resultan inapropiadas u
obsoletas.
g)
Los equipos, instalaciones e inmuebles tienen un uso ineficiente.
h)
Existen excesos o defectos del personal utilizado, y la apropiada
idoneidad del mismo.
i)
No existen acumulaciones excesivas o innecesarias de materiales,
equipos u otros activos inmovilizados.
j)
No existen impedimentos o trabas originados en la falta de
coordinación con otros sectores del propio organismo o de entes ajenos al
mismo.
k)
Se emiten informes válidos y confiables relativos a la eficiencia que
son apropiadamente canalizados a los respectivos centros decisorios.
l)
El organismo da cumplimiento a las normas aplicables.
m)
No se advierten procedimientos o prácticas inapropiadas.
— NORMAS DE AUDITORIA. Organización Internacional de las Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).
— NORMAS DE AUDITORIA DEL SECTOR PUBLICO. Ministerio de Economía y
Hacienda. Intervención General de la Administración del Estado. Madrid -
España.
–– CODIFICACION DE LAS NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA
AUDITORIA INTERNA. Instituto de Auditores Internos. España NORMAS PARA LA PRACTICA
PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA. Instituto Mexicano de Auditores Internos
A. C.
— NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL. Oficina de la Contraloría General de
los Estados Unidos (GAO). Revisión 1994. Traducción de la Contraloría General
de la República del Perú.
— MANUAL LATINOAMERICANO DE AUDITORIA PROFESIONAL EN EL SECTOR PUBLICO.
Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF).
— NORMAS DE AUDITORIA. Resolución Técnica N° 7 Federación Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.
— NORMAS DE AUDITORIA EXTERNA. Auditoría General de la Nación
(AGN).
— NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. Sindicatura General de la Nación
(SIGEN).
— XIX CONFERENCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDAD - BUENOS AIRES 1991.