RESOLUCIÓN Nº152/95 de la Sindicatura General de la Nación

BUENOS AIRES, 21 DIC 1995

VISTO las disposiciones de la Ley Nº 24.156, y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 41 de la mencionada norma establece que las cuentas del presupuesto de recursos y gastos se cerrarán el 31 de diciembre de cada año y que con posterioridad a ello no podrán asumirse compromisos ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que cierra en esa fecha.

Que asimismo los artículos 43 y 53 de la referida disposición determinan que al cierre del ejercicio se reunirá información de los entes responsables de la liquidación y captación de recursos procediendo al cierre del presupuesto respectivo, actuando del mismo modo respecto del presupuesto de gastos de la administración nacional, operando en igual sentido el cierre de cuentas del presupuesto de financiamiento y de gastos de las empresas y sociedades.

Que los artículos 4º, inciso d) ii) y 101 del texto legal citado establecen la responsabilidad específica de la administración superior de cada jurisdicción o entidad del Sector Público Nacional de implementar y mantener un eficiente y eficaz sistema de control interno sobre las propias operaciones.

Que el artículo 8º de la normativa citada establece que sus disposiciones resultan de aplicación en todo el Sector Público Nacional, integrado por la Administración Nacional, conformada por la administración central y los organismos descentralizados incluso las instituciones de seguridad social, y las empresas y sociedades del Estado, en donde éste tenga participación mayoritaria en el capital o en la formación de decisiones empresarias.

Que el artículo 100 de la Ley de marras establece que las Unidades de Auditoría Interna creadas en cada jurisdicción y en las entidades que dependan del PODER EJECUTIVO NACIONAL, actuarán coordinadas técnicamente por la Sindicatura General, la que tiene la facultad de dictar normas de control interno y supervisar el adecuado funcionamiento del sistema (art. 104 incisos a) y e)). 

Por ello, y en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 112, inciso b) de la Ley Nº 24.156.

EL SINDICO GENERAL DE LA NACION
RESUELVE:

ARTICULO 1º.- Las autoridades superiores de cada jurisdicción o entidad del Sector Público Nacional deberán implementar las medidas necesarias para que al 31 de diciembre de cada año se lleven a cabo en las mismas, los procedimientos de cierre vinculados a los arqueos de fondos y valores, corte de documentación y de libros y otros procedimientos por el ejercicio terminado en esa fecha.

ARTICULO 2º.- Los auditores internos de acuerdo con el plan de trabajo establecido participarán, al cierre de ejercicio, en la realización de los arqueos de fondos, títulos y demás valores en poder de cada jurisdicción o entidad. También deberán efectuar el corte de la documentación e intervenir y tomar debida nota del estado de los registros a esa fecha.

ARTICULO 3º.- Apruébanse los procedimientos de auditoría relacionados con el cierre de ejercicio, los posteriores vinculados al mismo y las fechas de presentación de los informes del auditor contenidos en el anexo de la presente resolución y que forman parte integrante de la misma, los que deberán ser aplicados por las Unidades de Auditoría Interna de las jurisdicciones y entidades dependientes del PODER EJECUTIVO NACIONAL. Los referidos procedimientos deberán ser adaptados a las características propias de los sistemas vigentes en cada una de aquéllas.

ARTICULO 4º.- En aquellos casos en que la descentralización geográfica no permita la aplicación directa de los procedimientos aprobados en el artículo anterior, por parte de las respectivas Unidades de Auditoría Interna, las mismas deberán comunicar las tareas a realizar y verificar su cumplimiento conforme las disposiciones establecidas en el artículo 1º y a tales efectos comprobar su ejecución por los responsables administrativos locales de los respectivos Organismos, debiendo éstos remitirles los resultados de lo realizado dentro de las 48 horas.

ARTICULO 5º.- Para la realización de las tareas de auditoría de cierre de ejercicio, las Unidades de Auditoría Interna de las jurisdicciones y entidades, deberán tener en cuenta los instructivos de trabajo emitidos por las Gerencias de Control de la SINDICATURA GENERAL DE LA NACION.

ARTICULO 6º.- Regístrese, publíquese, dése a la Dirección Nacional de Registro Oficial y archívese.

RESOLUCION Nº 152/95 S.G.N.

ANEXO

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE CIERRE DE EJERCICIO

A- PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES DEL DIA DE CIERRE DE EJERCICIO

Comprenderán las siguientes actividades:

I) ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

II) CORTE DE DOCUMENTACION

III) CIERRE DE LIBROS

IV) OTROS PROCEDIMIENTOS DE CIERRE

DISPOSICIONES GENERALES

Se deberá tener en consideración lo siguiente:

1- Todas las actividades serán programadas de manera tal que los procedimientos sean practicados el último día hábil correspondiente al ejercicio que se cierra, o el primero del inmediato siguiente, sin ningún tipo de excepción.

2- Los procedimientos deberán ser llevados a cabo en todas las dependencias administrativas que sean responsables del mantenimiento de registros, manejan fondos y valores y/o son responsables de la custodia de bienes.

3- La verificación comprenderá los actos administrativos a efectos de asignar su debida imputación al ejercicio correspondiente; la totalidad de los fondos y valores y la existencia de bienes físicos de corresponder, que se encuentran en poder del Organismo, sean éstos propios o de terceros.

4- Previo al inicio de los procedimientos de verificación, las Unidades de Auditoría Interna, deberán contar con información sobre el universo de las cuentas involucradas, obtenidas éstas del plan de cuentas o los registros contables según corresponda. Del mismo modo se deberá conocer con anticipación el detalle de la totalidad de los registros utilizados, incluyendo los contables, presupuestarios, de movimientos de fondos y de gestión de bienes del Estado.

Asimismo constituye un importante objetivo conocer en forma directa, el ambiente de control imperante en el organismo.

5- Los procedimientos relacionados con los arqueos de fondos y valores se practicarán de manera continua sin interrupción y hasta el momento de culminación de los mismos. Durante todo el tiempo que demanden tales procedimientos se deberá encontrar presente el Tesorero o aquel funcionario que lo reemplace.

6- Si por cualquier causa no fuese posible culminar con las actividades en un solo día, deberán clausurarse y sellarse con fajas de seguridad los recintos donde se guarden los registros, documentos y valores que se encuentren en proceso de verificación.

7- En la oportunidad de practicarse los procedimientos de cierre de ejercicio, deberá requerirse constancia documentada que se ha solicitado a todas las entidades bancarias o terceros que pueda corresponder, la confirmación de la totalidad de los saldos de las cuentas con que se opera, a los efectos de practicar oportunamente, las conciliaciones correspondientes.

8- En caso que las actividades de cierre continúen o se realicen una vez iniciado el año, deberá identificarse y segregarse la documentación correspondiente al nuevo ejercicio de aquella que corresponde al ejercicio cerrado el 31 de diciembre.

I) ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

1- Objetivos del procedimiento: Determinar que los fondos y valores declarados por la entidad, correspondan a montos reales, que se caracterizan por criterios de liquidez, certeza y efectividad; que se incluyan la totalidad de los fondos y valores en existencia a la fecha de cierre de ejercicio, y los mismos estén debidamente valuados y exentos de restricciones a su libre disponibilidad.

2- Conceptos comprendidos: Cada concepto deberá ser convenientemente desagregado atento a su naturaleza, comprendiendo los siguientes:

                1.  Valores a depositar (por ingresos, recaudaciones o similares)

                2.  Cajas Chicas

                3.  Fondos Fijos

                4.  Fondos Rotatorios

                5.  Cheques propios en Cartera

                6.  Valores en Cartera

                7.  Documentación y valores pendientes de rendición

                8.  Otros documentos en Caja

                9.  Valores de Terceros (en custodia, garantía o similares)

                10. Otros conceptos, según su naturaleza (sueldos a pagar, anticipos de viáticos, etc.)

3- Procedimientos de verificación:

                1. Los procedimientos de recuento de fondos y valores y de la documentación pendiente de rendición, se llevará a cabo en forma discriminada, para cada una de los conceptos que los comprenden, confeccionando separadamente en cada caso los papeles de trabajo respaldatorios, listando todas las excepciones encontradas.

                2. La documentación correspondiente a fondos pendientes de rendición, representativa de valores entregados a sus beneficiarios será listada y sumarizada, indicando en cada caso el tipo de respaldo legal, correspondiente a cada una de las transacciones, a los efectos de la verificación de las mismas, en oportunidad de llevarse a cabo los procedimientos de auditoría posteriores al cierre de ejercicio.

                3. Una vez concluido con el recuento de fondos y valores se labrará un acta como anexo del arqueo, la que será firmada por las partes intervinientes. En dicha acta deberá dejarse constancia que se han recontado la totalidad de los fondos existentes en la Tesorería y que los mismos han sido devueltos a su titular en su totalidad y en idéntico estado al que fueron presentados para su verificación.

II) CORTE DE DOCUMENTACION

1- Objetivo del procedimiento: Determinar que las respectivas operaciones, anteriores y posteriores al momento del corte, se registren en el ejercicio que corresponda.

2- Conceptos comprendidos y procedimientos aplicables: Como pauta general se establece   que   si   la documentación   no  contara   con   numeración   preimpresa,  se

deberá tomar nota del último lote emitido en cada caso (suficientemente representativo), identificatorio de los distintos actos y/u operaciones efectuadas.

1. Corte de ingresos y egresos de fondos

                a) Se deberá tomar nota, con la totalidad de los datos correspondientes, del último número de recibo (prenumerado), utilizado con anterioridad al corte.

                Se dejará constancia del primer número de recibo en blanco asignable al período siguiente.

                Respecto de los ingresos por transferencias se deberá obtener el detalle de la constancia documental o soporte correspondiente.

                b) Se deberá tomar nota, con la totalidad de los datos identificatorios, del soporte documental para cada tipo de egresos a la fecha de cierre, tales como: órdenes de pago, autorizaciones de pago, chequeras y transferencias. Se deberá dejar constancia del primer número de soporte documental en blanco sin emitir (imputable al período siguiente), en caso de corresponder.

                c) Tanto para los ingresos (recibos), como para los egresos (órdenes de pago y chequeras), se deberá listar la totalidad de los documentos en existencia sin utilizar, indicando la existencia de la correlatividad numérica respectiva.

2- Corte de disposiciones y transacciones. Comprende los siguientes actos documentales, debiéndose especificar el tipo y número de documento respaldatorio en cada caso:

                a) Registro de Resoluciones

                b) Registros de expedientes y similares

                c) Adjudicaciones, preadjudicaciones y registros de contrataciones

                d) Ordenes de compra

                e) Informes de recepción (provisorios y definitivos)

                f)  Informes de entrega y despacho

                g) Registro de ejecución física del presupuesto

                h) Otros.

                Deberá verificarse la existencia de documentación prenumerada. En tal sentido se tomarán los datos identificatorios de los últimos números emitidos en cada caso, y primer número en blanco posterior.

III) CIERRE DE LIBROS

1- Objetivo del procedimiento: Determinar el grado de actualización del sistema de información (comprende el registro de CONPRE, registros contables y similares), para que ello sirva de adecuado soporte documental, de las transacciones efectuadas, de manera que sustente la confiabilidad y correcto registro de las mismas al ejercicio correspondiente.

2- Procedimiento de verificación: Los mismos se implementarán en la totalidad de los registros (manuales y/o magnéticos), que mantiene el organismo para sus transacciones.

Se listarán dichos registros consignando el número de folios totales, folios utilizados, datos referidos a la última registración asentada, indicando fechas e importes y saldos acumulados si los hubiere, y último lote de transacciones emitidas.

Para el caso de utilización de registros magnéticos se obtendrán los elementos necesarios que permitan verificar la integridad y confiabilidad de la información al cierre.

Una vez finalizado el procedimiento, se labrará un acta como anexo del referido listado, la que será firmada por las partes intervinientes en prueba de conformidad.

IV) OTROS PROCEDIMIENTOS DE CIERRE

Supervisión de:

Ÿ       Inventarios físicos de bienes de cambio - almacenes - y/o bienes de consumo.

Ÿ       Inventarios físicos de bienes de uso o activos fijos.

Estos deberán ser realizados en aquellos casos que hubiesen sido especialmente programados para ser llevados a cabo en esta oportunidad. En tales situaciones, serán de aplicación los procedimientos de toma de inventarios, que a los referidos efectos hubiesen dictado las autoridades respectivas, siendo su constatación, en tal caso, a través de la realización de pruebas selectivas de acuerdo con el alcance que se estime pertinente en las circunstancias.

Por otra parte, los Auditores Internos deberán considerar la aplicación de cualquier otro procedimiento de cierre, de acuerdo a las características propias del organismo.

B- PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA POSTERIORES CORRESPONDIENTES A LAS ACTIVIDADES DE CIERRE DE EJERCICIO

La orientación de los procedimientos deberá tender a facilitar el posterior control de la confección de la Cuenta de Inversión del ejercicio. En especial deberán considerarse como mínimo los siguientes procedimientos.

1- Se constatará la conciliación de los saldos correspondientes a los arqueos practicados con los registros respectivos.

2- Con relación a los valores a depositar, los ingresos que los conforman, serán verificados con la fuente documental correspondiente, y los egresos posteriores al conteo se constatarán con las boletas de depósito intervenidas por el Banco.

3- Las partidas correspondientes a fondos aplicados pendientes de rendición serán verificadas en cuanto a su integridad, razonabilidad y secuencia numérica correlativa. Adicionalmente se deberá verificar la constancia de recepción del bien o prestación del servicio.

4- Se verificará la efectiva rendición y/o cancelación de todos los fondos mantenidos pendientes al cierre de ejercicio y/o su devolución a los terceros en caso que así corresponda.

5- Se obtendrán las confirmaciones de saldos oportunamente requeridas y se verificará la conciliación de las cuentas entre tales informes y los saldos que arrojan los registros.

6- Se verificará el corte de documentación realizado, con los registros correspondientes, determinando la adecuada imputación al ejercicio correspondiente. Simultáneamente se cotejarán los datos obtenidos en los procedimientos de cierre de libros, con el estado final de las registraciones al 31 de diciembre.

C- EMISION DE LOS INFORMES DEL AUDITOR

Los informes de auditoría emergentes de los procedimientos practicados, se presentarán a la máxima autoridad de la jurisdicción o entidad de que se trate y a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACION con anterioridad a las fechas límite que se establecen a continuación:

I) Informe preliminar: para las actividades llevadas a cabo al cierre del ejercicio (Punto A): Dentro de los diez (10) primeros días hábiles posteriores al cierre.

II) Informe final: para los procedimientos complementarios realizados con posterioridad al 31 de diciembre (Punto B): Dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores al cierre de ejercicio.